展示会や業界イベントの開催が近づくと、マーケティング部門や営業部門の業務量が一気に増加します。
展示会当日の商談準備や顧客へのアプローチ、プレゼンテーション資料の作成など、本来注力すべき業務がある一方で、実際の現場では「資料の印刷」「カタログのセット組み」「ノベルティの袋詰め」「宛名貼り」「発送」といった準備作業に多くの時間を取られてしまうケースがあります。
特に、展示会直前に作業が集中すると、通常業務が後回しになり、残業時間の増加や社員の負担増につながります。
こうした課題を解決する方法の一つが、袋詰めや封入、発送などのノンコア業務を専門業者へアウトソーシングすることです。
本記事では、なぜ展示会前に残業が増えてしまうのか、自社対応にどのようなリスクがあるのか、そして発送代行・BPOをどのように活用すればよいのかを解説します。
目次
展示会前に袋詰め・発送作業の残業が増える4つの理由
展示会前の残業が増える原因は、単純に「作業量が多い」ことだけではありません。普段とは異なる業務が短期間に集中することが、大きな負担につながっています。
1．大量の作業が短期間に集中する
展示会では、パンフレットやカタログ、会社案内、ノベルティ、アンケート用紙など、多くの資材を準備する必要があります。
さらに、これらを一つずつセットにして袋詰めし、必要な数量を確保したうえで発送しなければなりません。
普段は発生しない大量の作業を展示会開催日の直前にまとめて行うため、通常業務との両立が難しくなります。
2．営業・マーケティング担当者がノンコア業務に時間を取られる
袋詰めや発送は重要な準備作業ですが、営業担当者やマーケティング担当者が本来専門とする業務とは異なります。
例えば、展示会前には以下のような業務が発生します。
- 見込み顧客への事前アポイント
- 既存顧客への案内
- 展示会で使用するプレゼンテーションの準備
- 商談シナリオの作成
- ブース運営の打ち合わせ
- 展示会後のフォロー体制の構築
にもかかわらず、数百～数千セットの袋詰めや発送に社員が何時間も費やしてしまうと、営業活動に割ける時間が減少します。
つまり、残業代だけではなく、本来得られたはずの商談機会を失う「機会損失」にも注意が必要です。
3．作業に不慣れな社員が対応すると時間がかかる
袋詰めや封入作業は、一見すると簡単な作業に見えます。
しかし、実際には「資材を揃える」「順番を確認する」「袋へ封入する」「封をする」「数量を確認する」といった工程が繰り返し発生します。
複数種類の資料やノベルティを組み合わせる場合には、さらに確認作業が必要です。
作業人数を増やせば解決できるように思えても、慣れていない社員が増えるほど、作業手順の説明や進捗確認などの管理負担も増えてしまいます。
4．展示会直前ほどミスが許されない
展示会関連の発送では、単純に荷物を送ればよいわけではありません。
納品先や納品日時、必要数量などを正確に管理する必要があります。
また、袋詰めの内容に誤りがあれば、展示会当日に資料が不足する可能性もあります。
時間に追われながら作業を進めるほど、封入物の入れ忘れや数量間違い、宛名ラベルの貼り間違いなどの人的ミスが発生するリスクも高まります。
そのため、展示会前の発送作業では、スピードと正確性を両立できる体制が重要です。
＼展示会前のバタバタを解消！残業を減らす具体策とは？／
展示会の袋詰め・発送を自社対応することで発生する
「見えないコスト」
「社員が対応すれば外注費がかからない」と考え、自社内で袋詰めや発送を行う企業も少なくありません。
しかし、自社対応には外注費として見えにくいコストが発生しています。
人件費だけではなく「社員の時間」を消費している
例えば、営業担当者が数日間にわたって袋詰め作業を行えば、その時間は営業活動に使えません。
その結果、
袋詰め作業にかかる時間＋通常業務の遅延＋残業時間＋失われた営業機会
という複数のコストが発生します。
単純に「外注費と社内人件費のどちらが安いか」だけで判断すると、本当のコストを見誤る可能性があります。
作業スペースの確保も必要になる
大量のカタログやノベルティを扱う場合、作業場所の確保も課題になります。
会議室や倉庫などを一時的に作業スペースとして使用すると、本来の用途で利用できなくなるケースもあります。
また、資材の搬入・保管・仕分け・梱包・発送まで社内で管理する場合、担当者の業務負担も増加します。
ミスが発生するとリカバリーにも時間がかかる
封入物の間違いや発送先のミスが発生した場合、単純な作業時間だけでは済みません。
原因を確認し、正しい資料を再準備し、再発送する必要があります。
展示会の開催日が迫っている状況では、このリカバリー対応そのものが大きな負担となります。
展示会の袋詰め・発送はアウトソーシングできる
こうした負担を軽減する方法として有効なのが、展示会準備に伴う袋詰め・封入・梱包・発送業務のアウトソーシングです。
専門業者へ委託することで、社内では次のような業務に集中しやすくなります。
- 展示会の企画・運営
- 営業戦略の立案
- 見込み顧客へのアプローチ
- 商談準備
- プレゼンテーション資料の作成
- 展示会後のフォローアップ
つまり、社員が行うべき業務と、外部へ委託できるノンコア業務を切り分けることで、限られた人員をより重要な業務へ振り分けられます。
＼展示会準備をプロに丸投げ！負担を減らす委託のコツ／
発送代行会社を選ぶ際に確認したい5つのポイント
ただし、アウトソーシングならどの業者に依頼してもよいわけではありません。
展示会関連の業務では、特に以下のポイントを確認することが重要です。
1．小ロットから大量案件まで対応できるか
展示会によって必要な数量は異なります。
数百セット程度の案件から、数千～数万部規模の大量発送まで、案件に応じて柔軟に対応できる業者を選ぶと安心です。
2．複数種類の資材を組み合わせた封入に対応できるか
「Aのパンフレット＋Bの資料＋ノベルティ」のように、複数の資材を組み合わせる作業では、単純な発送代行とは異なる作業管理が必要です。
封入順や組み合わせルールなど、細かな仕様に対応できるか確認しましょう。
3．急な仕様変更に対応できるか
展示会準備では、開催直前に資料の差し替えや数量変更が発生することがあります。
そのため、決められた仕様を機械的に処理するだけではなく、相談しながら柔軟に対応できる体制があるかも重要なポイントです。
4．検品・品質管理の体制が整っているか
大量の袋詰めや封入作業では、ミスを完全になくすことは難しいからこそ、チェック体制が重要になります。
作業工程や検品方法、数量確認などについて、事前に確認しておきましょう。
5．見積もりに含まれる費用を確認する
「作業単価が安い」という理由だけで業者を決めるのはおすすめできません。
印刷費、封入作業費、資材費、保管費、発送費など、最終的に必要となる費用を確認し、総額で比較することが大切です。
プリントBPOセンターなら展示会準備の袋詰め・発送をワンストップでサポート
展示会やイベント前の業務負担を軽減するためには、単純に発送作業だけを外注するのではなく、関連する業務をまとめて効率化することも重要です。
プリントBPOセンターでは、印刷から封入・封緘、袋詰め、発送まで、印刷物に関わる業務をワンストップでサポートしています。
袋詰め・封入から発送までまとめて依頼できる
展示会では、印刷物を準備するだけではなく、複数の資料やノベルティを組み合わせ、決められた数量を袋詰めして発送する必要があります。
これらの作業を社内で個別に対応すると、担当者の負担が大きくなります。
印刷から袋詰め・封入、発送までをまとめて依頼することで、複数業者との調整や社内作業を減らすことができます。
急な案件や仕様変更にも柔軟に対応
展示会準備では、資料の追加や変更、数量の増減などが発生することがあります。
そのため、あらかじめ決められた作業だけでなく、案件ごとの仕様を確認しながら柔軟に対応できることが重要です。
プリントBPOセンターでは、案件ごとの内容やスケジュールを確認しながら、袋詰め・封入・発送などの作業をサポートします。
品質管理を徹底し、発送ミスを防ぐ
展示会関連の資材は、指定された日時や場所に必要な数量を届けることが重要です。
封入物の不足や数量間違いなどを防ぐためにも、作業工程における確認体制が欠かせません。
専門スタッフによる作業・検品体制を活用することで、社内スタッフが慣れない作業を行う負担を軽減し、安定した発送業務につなげられます。
展示会後の業務までBPOで効率化する
展示会の業務負担は、開催前だけではありません。
イベント終了後には、アンケートの集計や名刺・リード情報の整理、データ入力、フォローアップなど、さまざまな業務が発生します。
そのため、展示会を一つのイベントとして考えるのではなく、
準備 → 当日の運営 → 終了後のフォロー
までを一連の業務として整理することが重要です。
展示会前の袋詰め・発送だけでなく、関連するバックオフィス業務についてもアウトソーシングを検討することで、担当者の負担をさらに軽減できる可能性があります。
展示会前の残業を減らすために、まず「社内でやるべき仕事」を見直す
展示会前の袋詰めや発送作業は、「社員が少しずつ作業すれば対応できる」と考えられがちです。
しかし、実際には大量の作業を短期間に行うことで、残業時間の増加だけでなく、本来注力すべき営業活動やマーケティング業務にも影響を及ぼします。
特に展示会では、事前の顧客アプローチや当日の商談準備が成果を左右します。
だからこそ、
「誰がやるべき仕事なのか」
という視点から業務を見直すことが重要です。
袋詰め、封入、梱包、発送などのノンコア業務を専門業者へアウトソーシングすれば、社員は営業戦略や顧客対応など、より付加価値の高い業務に集中できます。
展示会前の残業や発送作業の負担にお悩みなら、まずは現在社内で行っている作業を洗い出し、外部委託できる業務がないか確認してみてはいかがでしょうか。
プリントBPOセンターは、印刷から袋詰め・封入・発送まで、展示会やイベントに伴うさまざまな業務をサポートします。
「展示会前になると毎回残業が増える」「営業担当者まで袋詰め作業をしている」「大量の資料やノベルティの発送に手間がかかる」といった課題をお持ちの企業は、アウトソーシングによる業務効率化を検討してみてください。
