ECサイトや通信販売事業を運営していると、注文数の増加に比例して「商品のピッキング」「梱包」「宛名・送り状の発行」「発送」といった物流業務の負担も大きくなります。
特にセールやキャンペーン、繁忙期などに注文が集中すると、自社スタッフだけでは対応しきれず、発送遅延や誤出荷が発生するケースもあります。
「発送業務に時間を取られて、本来取り組むべき業務に手が回らない」
「繁忙期だけ人手が足りなくなる」
「発送件数が増えて、ミスや問い合わせ対応が増えている」
このような課題を解決する方法の一つが、発送代行サービスの利用です。
発送代行サービスを活用すれば、商品の入庫・検品・保管からピッキング、梱包、送り状発行、発送まで、煩雑な物流業務を専門業者へ外注できます。
さらに、サービスによっては、商品の発送だけではなく、印刷・宛名印字・封入封緘・DM発送などの業務まで一括して依頼することが可能です。
本記事では、発送代行サービスとは何か、具体的な業務内容や利用するメリット、料金を考える際のポイント、業者選びで失敗しないための注意点まで詳しく解説します。
「自社の発送業務を外注したい」「発送代行業者を比較検討している」という方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
発送代行サービスとは？
発送代行サービスとは、商品の入庫・検品・保管・ピッキング・梱包・送り状発行・発送など、出荷に関わる一連の業務を専門業者へ委託できるサービスです。
自社で物流業務を行う場合、商品の保管場所を確保し、出荷スタッフを配置し、注文内容を確認しながら商品をピッキングして梱包・発送する必要があります。
注文数が少ないうちは問題なく対応できても、事業が拡大すると、次のような問題が起こりやすくなります。
- 商品の保管スペースが不足する
- 出荷作業に多くの人員が必要になる
- 注文が集中すると発送が遅れる
- 商品の入れ間違いなどの誤出荷が増える
- 梱包資材などのコストが増える
- 発送業務に時間を取られてコア業務に集中できない
発送代行サービスを利用すれば、こうした業務を専門業者へ外注できます。
物流に必要な設備や人員、ノウハウを自社ですべて用意する必要がなくなるため、業務効率化や人手不足の解消、繁忙期への対応力向上などにつながります。
発送代行サービスで依頼できる業務
発送代行業者によって対応範囲は異なりますが、一般的には以下のような業務を依頼できます。
入庫・検品
仕入れた商品や完成した商品を倉庫へ入庫し、数量や商品の状態などを確認します。
入庫時の検品を適切に行うことで、後工程での商品違いや数量違いなどのトラブルを防ぎやすくなります。
商品の保管
入庫した商品を倉庫で保管します。
自社で倉庫を用意する必要がなくなるため、保管スペースの確保や倉庫管理にかかる負担を軽減できます。
ピッキング
注文データをもとに、出荷する商品を倉庫から取り出します。
商品数や種類が多い場合、ピッキング作業には大きな時間と手間がかかります。専門業者へ委託することで、出荷業務の効率化が期待できます。
梱包
ピッキングした商品を配送できる状態に梱包します。
商品特性に合わせた梱包や、複数商品の同梱など、企業ごとのルールに対応できる業者もあります。
送り状・宛名ラベルの発行
注文情報をもとに、送り状や宛名ラベルなどを作成します。
手作業による入力を減らすことで、住所や宛名の入力ミスなどを防ぎやすくなります。
発送・配送業者への引き渡し
梱包した商品を配送会社へ引き渡し、購入者や取引先へ発送します。
発送代行業者によっては、複数の配送方法や配送会社に対応しています。
返品・再出荷などの付帯業務
サービスによっては、返品商品の検品や再梱包、再出荷などの業務にも対応しています。
どこまで外注できるかは業者によって異なるため、契約前に確認することが重要です。
発送代行サービスを利用する5つのメリット
発送代行サービスを利用するメリットは、単に発送作業を外注できることだけではありません。
物流業務を専門業者に任せることで、社内の業務効率や人員配置、事業の成長スピードにも良い影響を与えられます。
1．発送業務の負担を削減できる
発送業務には、商品を探す、数量を確認する、梱包する、送り状を作成する、配送会社へ引き渡すなど、多くの工程があります。
注文数が増えるほど、担当者の作業時間も増えていきます。
発送代行サービスを利用すれば、こうした日々の出荷作業を外部へ委託できるため、社内スタッフの負担を大幅に軽減できます。
特に、繁忙期だけ発送業務が急増する企業にとっては、大きなメリットです。
2．コア業務に集中できる
発送作業に時間を取られると、商品開発や営業、マーケティング、顧客対応など、本来注力すべき業務に人員を割けなくなります。
発送業務を外注することで、社内スタッフをより重要な業務へ配置できます。
例えばEC事業者であれば、
- 新商品の企画
- 商品ページの改善
- SNSマーケティング
- 広告運用
- 顧客満足度向上
- リピーター獲得施策
などにリソースを振り向けることができます。
「発送作業を減らす」ことは、単なる業務効率化ではなく、売上につながる業務へ人材を集中させるための環境づくりともいえます。
3．誤出荷や発送ミスを防ぎやすい
注文数が増えると、商品の取り違えや数量間違い、宛先間違いなどのミスが発生するリスクも高くなります。
発送代行業者では、倉庫管理システムやバーコードなどを活用した管理体制を整えている場合があり、出荷工程の標準化やチェック体制によってミスの削減を図っています。
誤出荷が減れば、再発送や問い合わせ対応などの余計な業務も抑えられます。
また、正確かつスピーディーに商品を届けることは、顧客満足度や企業・ブランドへの信頼にもつながります。
4．物流コストを最適化できる
自社で物流業務を行う場合、倉庫費用、人件費、梱包資材、設備費など、さまざまなコストが発生します。
発送代行サービスでは、物流設備や人員を自社で抱える必要がなくなるため、固定費の削減やコスト構造の見直しにつながる場合があります。
また、発送代行業者によっては大量の荷物を取り扱っているため、配送会社との契約条件や資材調達などのスケールメリットを活用できる場合もあります。
ただし、料金体系は業者によって大きく異なるため、「1個あたりの発送費」だけではなく、保管料・作業料・資材費・システム利用料などを含めた総額で比較することが重要です。
5．繁忙期や急激な出荷量の増加に対応しやすい
EC事業では、セールやキャンペーン、テレビ・SNSなどをきっかけに、短期間で注文数が急増することがあります。
自社だけで対応する場合、その時期だけスタッフを増員する必要があり、採用や教育にも時間がかかります。
発送代行サービスを利用していれば、専門スタッフや物流設備を活用できるため、通常時より出荷量が増える場合にも対応しやすくなります。
今後の事業拡大を見据えて、「現在の出荷量」だけではなく「将来的にどこまで出荷量が増える可能性があるか」まで考えて業者を選ぶことが大切です。
発送代行サービスの料金・コストで確認すべきポイント
発送代行サービスを比較する際には、「料金が安いか」だけで判断するのはおすすめできません。
発送代行にかかる費用には、一般的にさまざまな項目があります。
例えば、
- 初期費用
- 月額費用
- 保管費
- 入庫・検品費
- ピッキング費
- 梱包費
- 梱包資材費
- 送り状発行費
- 配送料
- システム利用料
- 返品対応費
- その他オプション費用
などです。
業者によって料金体系が異なるため、見積もりを比較する際は、自社が実際に利用する業務をすべて含めた総額を確認しましょう。
また、月によって出荷量が大きく変動する場合は、通常月だけでなく繁忙期の費用も確認しておくことが重要です。
安さだけで発送代行業者を選ぶのは危険
発送代行サービスを選ぶ際、「できるだけ安い業者に依頼したい」と考えるのは当然です。
しかし、価格だけを基準にすると、契約後に「思っていた対応と違った」という問題が発生する可能性があります。
例えば、次のようなケースです。
小ロットに対応していない
大量出荷を前提とした業者の場合、数百件程度の小ロット案件には対応していない場合があります。
事業規模がまだ小さい企業や、特定のキャンペーンだけ発送量が増える企業は、小ロット対応の可否を確認しておきましょう。
特殊な梱包や同梱物に対応できない
一般的な商品発送だけではなく、
- オリジナルラッピング
- メッセージカード
- 商品ごとの同梱物変更
- 複数書類の封入
- 特殊な梱包
などを必要とする場合、標準サービスでは対応できないことがあります。
自社独自のルールがある場合は、契約前に具体的な作業内容を伝えて確認することが重要です。
繁忙期に対応できない
通常月の出荷能力だけを見て業者を選ぶと、セールやキャンペーン時に対応できなくなる可能性があります。
「最大で何件程度まで対応できるのか」「急激な出荷量増加に対応できるのか」などを事前に確認しておきましょう。
問い合わせ・トラブル対応が不十分
物流業務では、配送遅延や誤出荷、破損、返品などのトラブルが発生する可能性があります。
トラブル発生時に担当者とすぐ連絡が取れるか、状況を確認できる体制が整っているかも重要な選定ポイントです。
発送代行業者を選ぶ7つのポイント
自社に合った発送代行サービスを選ぶためには、料金だけではなく、以下のポイントを総合的に確認しましょう。
1．対応できる業務範囲
「発送だけを依頼したいのか」「保管・検品・梱包まで任せたいのか」を明確にします。
さらに、返品対応やデータ処理など、将来的に外注したい業務まで確認しておくと安心です。
2．小ロットから対応できるか
「月数千件以上」など、一定の出荷量を前提としている業者もあります。
自社の現在の出荷数が少ない場合は、小ロット対応の可否を必ず確認しましょう。
3．繁忙期の対応力
通常時だけではなく、セールやキャンペーンなどで出荷量が急増した場合にも対応できるか確認します。
将来的な事業拡大まで考えて、拡張性のある業者を選ぶことが重要です。
4．品質管理体制
商品違い、数量違い、宛先間違いなどを防ぐため、どのようなチェック体制を採用しているか確認しましょう。
バーコード管理やシステムによる出荷管理、複数人によるチェックなど、具体的な品質管理方法を確認することをおすすめします。
5．システム連携に対応できるか
ECサイトや受注管理システムなどとデータ連携できれば、出荷指示や情報入力の手間を削減できます。
自社で利用しているシステムとの連携可否や、データの受け渡し方法を確認しましょう。
6．担当者・サポート体制
発送業務を外注すると、委託先とのコミュニケーションが重要になります。
専任担当者がつくのか、問い合わせ窓口はどのようになっているのか、トラブル時にどのような対応をしてもらえるのかを確認しましょう。
7．印刷・封入・発送まで一括対応できるか
発送するものが商品だけとは限りません。
例えば、
- DM
- キャンペーン案内
- 各種通知
- 会員向け案内
- 契約関連書類
- 請求書・案内状
などでは、発送前に「印刷」「宛名印字」「書類の仕分け」「封入封緘」といった工程が発生します。
このような業務がある場合、発送だけではなく、印刷から封入・封緘、発送まで一括して依頼できる業者を選ぶことで、複数業者とのやり取りを減らせます。
発送代行サービスが向いている企業とは？
発送代行サービスは、特に以下のような企業に向いています。
- EC・通販事業を運営している
- 注文数が増えて発送業務が負担になっている
- 繁忙期だけ出荷量が急増する
- 発送スタッフの人手が不足している
- 誤出荷や発送遅延を減らしたい
- 倉庫や保管スペースを確保できない
- 発送業務に追われてコア業務に集中できない
- 印刷・封入・発送をまとめて外注したい
特に、「発送業務そのもの」だけではなく、その前後に発生する印刷・データ処理・封入・仕分けなども負担になっている企業は、単純な発送代行ではなく、BPO型のサービスを検討する価値があります。
印刷・封入・発送までまとめて外注するなら
「プリントBPOセンター」
発送業務を効率化したい企業にとって、重要なのは「発送だけを外注すること」ではありません。
発送までに発生する業務を洗い出し、できるだけ多くの工程を一括して外注することで、社内の管理負担をさらに削減できます。
プリントBPOセンターでは、BPOのノウハウを活用し、印刷関連業務から発送までの一連の工程をまとめてサポートします。
例えば、
印刷 → バリアブル印字 → 仕分け → 封入封緘 → 発送
といった業務を一括して依頼できれば、印刷会社、封入作業会社、発送会社など複数の業者を個別に管理する必要がなくなります。
また、企業ごとに異なる業務フローや仕様を確認し、必要な工程を組み合わせて対応することで、社内担当者の管理工数削減にもつなげられます。
「発送業務だけ外注したい」というご相談はもちろん、
「印刷から全部まとめてお願いしたい」
「宛名印字も任せたい」
「複数の書類を対象者ごとに組み合わせて封入したい」
「小ロットでも対応してほしい」
といったご要望にも、まずはご相談ください。
発送代行サービスを導入する前に整理しておきたいこと
発送代行をスムーズに導入するためには、事前に自社の業務内容を整理しておくことが大切です。
最低限、次の項目を整理しておきましょう。
出荷量
- 月間の出荷件数
- 1日の平均出荷件数
- 繁忙期の最大出荷件数
商品・発送物
- 商品の種類
- サイズ・重量
- 保管方法
- 梱包方法
- 同梱物の有無
発送方法
- 宅配便
- メール便
- 郵便
- その他の配送方法
付帯業務
- 印刷
- 宛名印字
- 仕分け
- 封入封緘
- ラッピング
- 返品対応
- データ処理
これらを整理してから複数の業者へ相談すると、見積もりの比較もしやすくなります。
発送代行は「価格」だけでなく「対応力」で選ぶことが重要
発送代行サービスを選ぶ際、最も重要なのは「一番安い業者」を探すことではありません。
自社の業務内容に合った対応ができるか、繁忙期にも安定して出荷できるか、品質管理は十分か、担当者とのコミュニケーションが取りやすいかなど、総合的に判断する必要があります。
特に、
「印刷」→「宛名印字」→「仕分け」→「封入封緘」→「発送」
というように複数の工程が発生する業務では、それぞれを別会社へ依頼すると、発注・データ入稿・納期調整・進捗確認などの管理業務も増えてしまいます。
そのため、複数工程を一括して任せられるBPOサービスを選ぶことで、業務全体を効率化できる可能性があります。
まとめ｜自社に合った発送代行サービスで業務効率化を実現
発送代行サービスとは、商品の入庫・検品・保管・ピッキング・梱包・送り状発行・発送など、出荷に関わる業務を専門業者へ外注できるサービスです。
利用することで、
- 発送業務の負担削減
- 人手不足の解消
- 誤出荷・発送ミスの削減
- 物流コストの最適化
- 繁忙期への対応力向上
- コア業務へのリソース集中
など、さまざまなメリットが期待できます。
一方で、発送代行業者を選ぶ際には、料金だけで判断するのではなく、小ロット対応、品質管理、繁忙期の対応力、サポート体制、対応可能な業務範囲などを確認することが重要です。
また、発送前に印刷や宛名印字、仕分け、封入封緘などの作業が発生する場合は、発送だけではなく、これらの工程まで一括して対応できるBPOサービスを選ぶことで、社内の管理負担をさらに軽減できます。
発送業務の効率化や外注をご検討中でしたら、まずは現在の業務内容やお困りの点を整理してみてください。
「どこまで外注すればいいかわからない」
「小ロットでも対応してほしい」
「印刷から封入・発送までまとめて依頼したい」
といったご相談も可能です。
プリントBPOセンターでは、お客様の業務内容を確認したうえで、印刷・バリアブル印字・仕分け・封入封緘・発送など、必要な工程を組み合わせた業務設計をご提案します。
発送業務の負担軽減や業務効率化をご検討の企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
