社内で販促チラシやマニュアル、ダイレクトメールなどを印刷する「内製化」は、一見すると外部コストを抑えられる魅力的な選択肢に思えます。しかし、実際に運用を続けていると「思ったほど安くならない」「社員が印刷や折り込み作業に時間を奪われている」といった課題に直面する企業が少なくありません。
実際に、これまで社内の複合機で販促チラシや営業資料を内製していたA社様では、印刷作業や手作業での封入作業に月間50時間以上の社員工数が奪われていました。さらにトナー代や複合機のリース料、紙詰まりへの対応など、目に見えない経費が積み重なっていたのです。そこで弊社に印刷の外部委託をご相談いただき、印刷から発送までの工程を全面的にお任せいただいた結果、年間で約25%の印刷関連コスト削減を達成し、社員が本来のコア業務に集中できる環境を整えることに成功されました。
印刷の外部委託をうまく活用すれば、単なる作業の効率化にとどまらず、会社全体の生産性を向上させながら大幅なコストカットを実現することが可能です。本記事では、内製化で発生する見えにくい費用の正体と、外部委託によって確実にコストを削減するための具体的なポイントについてプロの視点から詳しく解説します。
目次
【社内での印刷内製化がコスト増加を招く理由とは】
多くの企業が印刷を内製化する最大の理由は外注費の節約ですが、実は社内印刷には表面上の用紙代以外にも多くの隠れた費用が存在します。
まず挙げられるのが、オフィス用複合機の維持費や消耗品代です。大量の印刷を行えば、高額なトナー代やトータルカウント料金が直接的なコストとして跳ね上がります。また、機材の紙詰まりやトラブル対応、メンテナンス調整にかかる時間も無視できません。
さらに最も大きい隠れコストが人件費です。印刷ボタンを押した後の仕分け、裁断、折り作業、封入封かん、宛名貼りといった付帯作業は、すべて手作業で行われることが多く、本来であれば売上を生み出すべき社員の貴重な業務時間を圧迫します。時給換算した際の人件費を計算すると、外部の専門業者に依頼するよりも遙かに割高になっているケースが非常に多いのが実情です。
このように、社内で印刷業務を抱え込み続けることは、機器のコストと人件費の両面で大きな無駄を生み出す要因となります。印刷業務を外部委託へと切り替えることは、これらの見えない支出を一気に適正化するための第一歩となります。
【印刷の外部委託で失敗しやすい競合サービスと注意点】
印刷の外部委託を検討するにあたり、パートナーとなる委託先の選定は非常に重要です。価格の安さだけで選んでしまうと、期待したほどのコスト削減効果が得られなかったり、社内の負担が減らなかったりする落とし穴が存在します。
例えば、近年広く利用されている格安のネット印刷サービスは、印刷単価そのものは非常に安価に設定されています。しかし、完全データでの入稿が絶対条件であり、印刷後の折り加工や封入、発送作業といった前後工程には対応していないことがほとんどです。その結果、データ修正や発送準備のために社内スタッフの手が取られ、現場の負担解消には至りません。
一方で、大手の総合印刷会社に依頼する場合、品質や対応範囲の広さは安心できるものの、大ロット向けに最適化された料金体系になっていることが多く見られます。小ロットの依頼や急な仕様変更に対して柔軟な対応が難しく、中間マージンが上乗せされることで結果的にコストが高騰してしまうケースも珍しくありません。
また、一般的なBPO事業者や事務代行会社に頼むケースもありますが、自社内に専門の印刷設備を持たない会社の場合、外注の再委託が発生して余計な中間コストがかかったり、印刷加工の専門知識が不足していて品質コントロールや納期管理に不安が残ったりすることがあります。失敗を防ぐためには、印刷設備と作業ノウハウの両方を自社で保持している専門業者を見極めることが不可欠です。
【コストカットと業務効率化を両立する外部委託のポイントと弊社の強み】
社内印刷からの切り替えで確実なコスト削減を果たすには、印刷だけでなくその前後の作業を含めて一括で任せられるワンストップな体制を持った会社へ外部委託することが最大の成功ポイントです。
プリントBPOセンターでは、お客様の課題に応じた最適なソリューションを提供するため、以下の3つの明確な強みを持ってサービスをご提供しています。
強み1：印刷から封入・発送・在庫管理まで一括対応できるワンストップ体制
弊社では、印刷工程だけでなく、資材の調達、折り込み・封入作業、宛名印字、配送手配、さらには余剰資材の在庫管理までを一つの拠点内で完結させます。外部の協力会社をいくつも挟まない直営体制だからこそ、余分な中間マージンを徹底的に削減し、トータルコストの大幅な圧縮を実現します。
強み2：自社設備と専任担当による柔軟な納期対応と品質管理
自社内に専門の印刷・加工設備を完備しており、専任担当が案件ごとに最適な工程を管理します。急な仕様変更やタイトなスケジュールにも柔軟に対応できるため、納期遅延のリスクを極限まで減らし、常に高品質な成果物をお届けします。
強み3：小ロットから大ロットまで最適な印刷方式を提案するコスト最適化提案力
オフセット印刷とデジタルオンデマンド印刷の双方に精通しており、作成する印刷物の部数や用途、用途に応じた紙質に合わせて最も費用対効果の高い印刷手法をご提案します。必要な時に必要な分だけ印刷する運用へシフトすることで、無駄な在庫リスクや廃棄コストをなくします。
自社印刷の手間や隠れコストにお悩みの方は、これらの強みを活かした弊社のプリントBPOサービスをご活用いただくことで、コスト削減と業務改革を同時に達成していただけます。
【プロとしての総括アドバイス】
印刷の外部委託によるコスト削減を成功させるプロの知恵として、単に1枚あたりの印刷単価だけを比較しないことが挙げられます。印刷業務に付随するデータ作成、用紙の仕入れ、折り込みや封入作業、発送準備といった前後工程にどれだけの社内人件費が発生しているかを含めた総コストで判断することが不可欠です。ワンストップで対応可能な委託先を選定し、社内リソースをコア業務へ集中させる仕組みを作り上げることこそが、真のコスト削減と業務改革をもたらします。
【まとめ】
内製していた印刷物を外部委託することは、一見すると新たな外注費の発生に思えますが、実際にはトナー代や機器代、そして膨大な社内人件費という隠れた支出を大幅に削り取るための極めて効果的な経営戦略です。
単に価格が安いだけの業者を選ぶのではなく、印刷から加工、発送までを一貫して任せられる信頼できるパートナーを選ぶことが、トラブルを防ぎ確実に効果を出すための鍵となります。社内の印刷・発送オペレーションを見直し、本業に集中できる環境を整えたいとお考えの企業様は、ぜひ一度プリントBPOセンターまでお気軽にご相談ください。
