「印刷や封入封緘を外注したいけれど、どのくらい費用がかかるのか分からない」
「業者から見積もりを取ったものの、何にいくらかかっているのか分かりにくい」
印刷・封入封緘の外注を検討している企業では、このような悩みを抱える担当者も少なくありません。
請求書やDM、案内状、各種通知などの発送業務は、単純に「1通いくら」という料金だけで決まるわけではありません。
印刷物の仕様、封入する書類の点数、宛名データ、発送件数、納期など、複数の条件によって外注費用が変動します。
そのため、外注費用を抑えたい場合は、単純に「一番安い業者」を探すのではなく、料金が決まる仕組みを理解し、自社の仕様に合った業者を比較することが重要です。
実際に、大手会員制サービスを展開する企業では、毎月発生する請求書や重要なお知らせの印刷・封入封緘・発送を外部へ一括委託することで、社内作業時間や人件費の削減につながった事例があります。
このように、外注費用だけを見るのではなく、社内で発生している人件費や残業、設備維持費なども含めて考えることで、BPOによる本当の費用対効果を判断できます。
本記事では、印刷・封入封緘の外注費用が決まる5つのポイントと、見積もりを比較する際に確認したい項目について解説します。
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目次
印刷・封入封緘の外注費用は何で決まる？
印刷・封入封緘の外注費用は、一般的に複数の工程・作業費を組み合わせて算出されます。
例えば、
データ処理
＋ 印刷
＋ 折り加工
＋ 封入封緘
＋ 宛名印字
＋ 仕分け
＋ 発送
といった工程ごとに費用が発生します。
また、案件によっては基本料金やデータ処理費、資材費などが加わる場合もあります。
つまり、「1通あたり○円」と単純に決められるものではなく、発送物の仕様や数量、作業内容によって見積もり金額が変わると考えておく必要があります。
では、具体的にどのような条件が料金に影響するのでしょうか。
印刷・封入封緘の料金に影響する5つのポイント
1．印刷物の用紙・サイズ・印刷方式
1つ目は、印刷物の仕様です。
同じ部数を印刷する場合でも、用紙の種類やサイズ、カラー・モノクロ、片面・両面などによって印刷費用は変わります。
例えば、
- 用紙の種類
- 用紙の厚さ
- A4・A3などのサイズ
- カラー・モノクロ
- 片面・両面
- 印刷部数
- 印刷方式
などが料金に影響します。
特に大量印刷の場合は、印刷方式によって1部あたりの単価が変わることがあります。
一方、少部数の印刷では、短納期や小ロットに適した印刷方式が選択肢となる場合もあります。
重要なのは、「どの印刷方式が一番安いか」だけではなく、部数・納期・品質を含めて適切な方法を選択することです。
2．封入物の点数・折り加工・封入方法
2つ目は、封筒に何を、どのような方法で入れるのかです。
例えば、A4用紙1枚を三つ折りして封入する場合と、請求書・案内状・チラシ・返信用封筒など複数の資材を組み合わせて封入する場合では、必要な作業量が異なります。
料金に影響しやすい項目として、
- 封入物の種類
- 封入物の枚数
- 折り加工の有無
- 折り方
- 封筒の種類
- 手封入か機械封入か
- 特殊サイズの有無
- マッチング封入の有無
などが挙げられます。
特に、宛先ごとに封入する書類が異なる「マッチング封入」では、単純な一括封入よりも照合・確認工程が必要になります。
また、特殊サイズの印刷物や厚みのある資材など、機械処理が難しい仕様では手作業が必要になる場合があります。
そのため、見積もりを依頼する際は「何通送るか」だけでなく、「1通あたり何を入れるのか」まで伝えることが重要です。
3．宛名印字・データ処理の有無
3つ目は、宛名データや可変情報の処理方法です。
発送業務では、単純な印刷だけでなく、顧客ごとの氏名・住所などを印字するケースがあります。
例えば、
- 宛名ラベルの作成
- 封筒への直接印字
- 顧客ごとの可変情報印字
- バーコード・ナンバリング
- データの形式変換
- データのチェック・整理
などが必要になると、印刷だけの場合よりも工程が増えます。
また、支給された顧客データに不備があり、データの整理や加工が必要になる場合には、追加の作業費が発生する可能性があります。
そのため、見積もりを依頼する際には、「宛名データはどのような形式で支給するのか」「どこまで業者側にデータ処理を依頼するのか」を明確にしておきましょう。
個人情報を扱う場合は、料金だけでなく、データの受け渡し方法や管理体制についても確認することが大切です。
4．発送件数と配送方法
4つ目は、発送する数量と配送方法です。
印刷・封入封緘の作業量だけでなく、発送にかかる費用も総額を左右する重要な要素です。
例えば、
- 発送通数
- 封筒サイズ
- 封入後の重量
- 発送地域
- 郵便・メール便・宅配便などの配送方法
- 仕分けの有無
などによって、発送費用が変わります。
また、大量発送の場合には、発送数量に応じた料金体系が適用されることもあります。
そのため、印刷・封入封緘の単価だけを比較するのではなく、
「印刷から発送完了までの総額はいくらなのか」
という視点で見積もりを比較することが重要です。
5．納期・作業スケジュール
5つ目は、納期とスケジュールです。
通常の納期で依頼する場合と、短期間で大量の印刷・封入封緘・発送を行う場合では、必要な生産体制が異なります。
例えば、
「来週までに10,000通発送したい」
「急遽キャンペーンが決まり、数日以内にDMを発送したい」
といった案件では、通常案件よりも短期間で印刷・封入・発送を完了させる必要があります。
そのため、特急対応や休日作業などが必要になる場合には、追加費用が発生する可能性があります。
一方で、早い段階から業者へ相談し、余裕を持ったスケジュールを組めれば、通常の工程で対応できる可能性が高まります。
納期に余裕を持って発注することも、外注費用を抑えるためのポイントの一つです。
外注費用を比較するときは「1通単価」だけを見ない
印刷・封入封緘の見積もりを比較するときに注意したいのが、「1通あたり○円」という単価だけで判断することです。
例えば、A社の封入作業が1通10円、B社が1通15円だったとします。
一見するとA社の方が安く見えます。
しかし、A社では、
- データ処理費
- 折り加工費
- 資材費
- 仕分け費
- 発送準備費
などが別途必要になる一方、B社ではこれらが見積もりに含まれている可能性があります。
この場合、最終的な総額は逆転する可能性があります。
そのため、業者を比較するときは、
「1通単価」ではなく「発送完了までの総額」
を見ることが重要です。
さらに、社内で作業する場合には、
- 担当者の作業時間
- 残業代
- 印刷機などの設備費
- 用紙・封筒などの資材費
- 作業スペース
- 管理・チェックにかかる時間
なども発生します。
外注費用だけを見るのではなく、「社内で行った場合の総コスト」と比較することが、BPO導入の費用対効果を判断するポイントです。
格安の印刷・封入封緘業者を選ぶときの注意点
外注費用を抑えることは重要ですが、料金の安さだけで業者を決めるのはおすすめできません。
特に注意したいのが、見積もりに含まれている作業範囲です。
業者によっては、
「印刷費」
「封入作業費」
「発送費」
がそれぞれ別料金になっていることがあります。
また、データ処理や特殊な封入、資材の保管、仕分けなどに追加費用が必要になるケースもあります。
見積もりを比較する際は、次の項目を確認しましょう。
見積もり確認チェックリスト
- 印刷費は含まれているか
- 用紙代は含まれているか
- 封筒代は含まれているか
- データ処理費は含まれているか
- 宛名印字費は含まれているか
- 折り加工費は含まれているか
- 封入封緘費は含まれているか
- マッチング封入に追加費用はあるか
- 発送費は含まれているか
- 仕分け費用は含まれているか
- 特急対応時の追加料金はいくらか
このように、見積もりの「内訳」を確認することが、後から想定外の費用が発生するのを防ぐポイントです。
印刷・封入封緘の外注で「コスト削減」につなげるには？
外注するだけで必ず費用が安くなるとは限りません。
しかし、印刷・封入封緘・発送をまとめて外注することで、社内で発生していたさまざまな間接コストを見直せる可能性があります。
例えば、
社内作業時間の削減
↓
残業時間の削減
↓
設備・作業スペースの負担軽減
↓
担当者をコア業務へ再配置
といった効果が期待できます。
また、印刷・封入封緘・発送を複数の業者へ個別発注するのではなく、1社へまとめて依頼できれば、発注・納期調整・進行管理などの管理工数を削減しやすくなります。
したがって、外注先を選ぶ際は、単純な作業単価だけでなく、社内で発生している総コストまで含めて比較することが大切です。
プリントBPOセンターなら印刷から封入封緘・発送まで一括対応
印刷・封入封緘の外注費用を抑えながら業務効率化を目指すのであれば、工程ごとに複数の業者へ発注するのではなく、印刷から封入封緘、発送までをまとめて依頼できるBPOサービスも選択肢になります。
プリントBPOセンターでは、企業ごとの発送物の仕様や数量に合わせて、
印刷
→ データ・宛名印字
→ 折り加工
→ 封入封緘
→ 仕分け
→ 発送
までの一連の業務をまとめて相談できます。
印刷会社、封入会社、発送会社とそれぞれ個別に手配するのではなく、一連の工程をまとめて相談できるため、発注担当者の管理負担を抑えやすい点がメリットです。
また、案件の仕様によっては機械による自動処理と手作業を組み合わせることで、小ロットや複数種類の書類を組み合わせる封入などにも対応できます。
「何をどこまで外注すれば費用対効果が高いのか分からない」という場合でも、現在の発送件数や作業内容を整理したうえで相談することができます。
印刷・封入封緘の外注費用を抑えるために確認したい5項目
最後に、この記事のポイントを整理します。
| ポイント | 費用に影響する主な項目 |
| ① 印刷仕様 | 用紙・サイズ・カラー・印刷方式・部数 |
| ② 封入仕様 | 封入物の点数・折加工・封入方法・特殊仕様 |
| ③ データ処理 | 宛名印字・可変印字・データ加工・照合 |
| ④ 発送条件 | 通数・重量・サイズ・配送方法 |
| ⑤ 納期 | 通常納期・短納期・特急対応の有無 |
この5項目を整理しておけば、見積もりを依頼する際にも業者へ必要な情報を伝えやすくなります。
さらに、複数社から見積もりを取る場合には、同じ条件で見積もりを依頼することも重要です。
まとめ｜印刷・封入封緘の外注費用は「総額」で比較する
印刷・封入封緘の外注費用は、単純な1通あたりの単価だけで決まるものではありません。
「印刷仕様」「封入仕様」「データ処理」「発送条件」「納期」
という5つのポイントによって、最終的な費用は大きく変わります。
そのため、外注先を比較するときは、表示されている作業単価だけを見るのではなく、印刷から封入封緘、発送完了までに必要となる費用を含めた総額で判断することが重要です。
また、社内で作業している場合は、外注費用と比較する際に、担当者の作業時間や残業、設備・資材、管理工数などの「見えにくいコスト」も考慮しましょう。
印刷・封入封緘業務を外注することで、単に作業を外部へ移すだけでなく、社内リソースをコア業務へ振り向けられる可能性があります。
「現在の外注費用が適正なのか分からない」
「複数の業者から見積もりを取っているが比較しにくい」
「印刷・封入封緘・発送をまとめて依頼したい」
「どこまで外注すればコスト削減につながるのか知りたい」
このような企業様は、まず現在の発送件数や印刷物の仕様、封入内容、納期などを整理してみてはいかがでしょうか。
プリントBPOセンターでは、印刷からデータ印字、折り加工、封入封緘、発送まで、企業ごとの仕様に合わせた一括対応をご相談いただけます。
外注費用の見直しや、印刷・封入封緘業務の効率化をご検討の企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
