ダイレクトメールや請求書、各種案内状などの発送では、印刷だけでなく、宛名印字、折り加工、封入封緘、発送まで多くの工程が発生します。
これらの作業を社内で対応していると、担当者の作業時間が増えるだけでなく、繁忙期の残業や人員不足、封入ミス・宛名間違いなどのリスクにもつながります。
そこで検討したいのが、印刷・封入封緘・発送業務のアウトソーシング（BPO）です。
しかし、いざ業者へ見積もりを依頼しようとしても、
- 何を伝えれば正確な見積もりになるのか分からない
- 後から追加料金が発生しないか不安
- 印刷と封入封緘をまとめて依頼できるのか分からない
- 個人情報を扱うため、セキュリティ面が心配
- 小ロットや複雑な封入にも対応してもらえるのか分からない
といった疑問を持つ企業も少なくありません。
印刷・封入封緘の外注を成功させるためには、見積もりを依頼する前に発送物の仕様を整理し、業者の対応範囲や品質管理体制まで確認しておくことが重要です。
本記事では、印刷・封入封緘を外注する際に確認しておきたい項目を、見積もり前のチェックポイントとして分かりやすく解説します。
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目次
印刷・封入封緘の外注で「見積もり」が重要な理由
印刷・封入封緘の費用は、単純に「1通いくら」で決まるわけではありません。
用紙サイズや印刷部数、封筒の種類、同封物の点数、折り加工、宛名印字、封入方法、発送方法など、さまざまな条件によって必要な工程や費用が変わります。
そのため、見積もりを依頼する際に仕様が曖昧なままだと、業者側も正確な金額を算出できません。
さらに、当初の見積もりには含まれていなかった作業が後から追加されると、想定していた予算を超えてしまう可能性もあります。
だからこそ、「安い業者を探す」より先に、「自社が何を依頼したいのか」を整理することが重要です。
【見積もり前チェックリスト①】発送物の基本仕様を整理する
まずは、何をどのような形で発送するのかを整理しましょう。
□ 発送物の種類
- ダイレクトメール
- 請求書・明細書
- 各種案内状
- 会報・ニュースレター
- 契約関連書類
- 通知書
- チラシ・パンフレット
など、発送物の種類を明確にします。
□ 用紙サイズ・印刷仕様
- A4、A3、B5などの用紙サイズ
- 片面・両面印刷
- カラー・モノクロ
- 用紙の種類・厚さ
- 印刷部数
などを整理します。
特に、特殊な用紙や変形サイズを使用する場合は、対応可能かどうかを事前に確認しておくことが重要です。
□ 封筒の種類・サイズ
封筒についても、
- 長3
- 角2
- 定形・定形外
- 窓付き封筒
- フィルム封筒
- オリジナル封筒
など、種類やサイズを明確にしておきましょう。
封筒そのものの印刷・作成も依頼するのか、自社で用意するのかによっても見積もり条件が変わります。
【見積もり前チェックリスト②】封入物と封入方法を整理する
印刷・封入封緘の見積もりで特に重要なのが、「何を、何点、どのように封入するのか」です。
例えば、
「A4用紙を三つ折りにして1枚封入する」
場合と、
「A4書類3枚、パンフレット1冊、チラシ2枚を組み合わせて封入する」
場合では、必要な工程が大きく異なります。
以下の項目を整理しておきましょう。
□ 同封物の種類と点数
- 本紙
- チラシ
- パンフレット
- 申込書
- 返信用封筒
- ノベルティ
- その他同封物
□ 折り加工の有無
- 二つ折り
- 三つ折り
- Z折り
- 折り加工なし
□ 封入方法
- 機械封入
- 手作業による封入
- 複数種類の書類を組み合わせるマッチング封入
特に、宛先ごとに封入物の組み合わせが異なる場合は、見積もり前に必ず伝えておきましょう。
「Aさんには書類A＋チラシA、Bさんには書類B＋チラシB」というような複雑な封入では、通常の一括封入とは異なる管理・照合工程が必要になる場合があります。
【見積もり前チェックリスト③】通数・発送頻度・納期を確認する
費用だけでなく、納期や生産体制にも関係するのが「通数」です。
□ 総発送通数
「月間○○通」「1回○○通」など、予定している発送数量を確認します。
□ 発送頻度
- 毎月
- 毎週
- 年数回
- 繁忙期のみ
- スポット発送
など、発送頻度も伝えましょう。
定期的な発送であれば、年間・月間のスケジュールを共有することで、より具体的な相談がしやすくなります。
□ 希望納期
「○月○日までに納品」なのか、
「○月○日に発送したい」のかによって必要な工程が変わります。
特に大量発送や短納期案件の場合は、希望納期だけでなく、データ入稿日や印刷開始可能日まで含めて相談することが大切です。
【見積もり前チェックリスト④】宛名印字・データ仕様を確認する
請求書や明細書、DMなどでは、宛名印字や個別情報の印字が必要になるケースがあります。
そのため、
□ 宛名印字の有無
- 宛名のみ
- 住所・氏名
- 会員番号
- 契約番号
- 商品情報
- その他バリアブル情報
など、どの情報を印字するのか確認します。
□ 入稿データの形式
例えば、
- CSV
- Excel
- その他データ
など、現在使用しているデータ形式を伝えましょう。
また、データ加工や宛名データの整形が必要なのか、自社で加工済みのデータを渡せるのかによっても、必要な工程が変わります。
「印刷だけ依頼したい」のか、「データ処理から任せたい」のかも、見積もり前に明確にしておくとスムーズです。
【見積もり前チェックリスト⑤】発送方法まで確認する
印刷・封入封緘だけでなく、発送まで依頼する場合は、発送方法も確認しておきましょう。
□ 発送方法
- 郵便
- 宅配便
- その他配送方法
□ 発送条件
- 全国発送
- 地域別発送
- 指定日発送
- 一括納品
- 複数拠点への納品
など、希望する条件を整理します。
「印刷・封入封緘までは業者、発送は自社」という方法もありますが、工程をまとめて外注することで社内作業を大きく削減できるケースもあります。
【見積もり前チェックリスト⑥】料金に含まれる範囲を確認する
見積もり金額を見る際には、「合計金額」だけでなく、どこまでの作業が含まれているかを確認することが重要です。
例えば、
- 印刷費
- 用紙代
- 封筒代
- 宛名印字費
- データ加工費
- 折り加工費
- 封入封緘費
- 検品費
- 発送費
- 資材費
- その他作業費
などです。
一見安い見積もりでも、必要な工程が別料金になっていれば、最終的な総額が想定より高くなることがあります。
したがって、複数社を比較する場合も、単価ではなく「どこまで含まれた総額なのか」を比較することがポイントです。
印刷・封入封緘の外注先を選ぶときに確認したい3つのポイント
見積もり内容を整理したら、次に確認したいのが「どの業者へ依頼するか」です。
価格だけで決めるのではなく、次の3点を確認しましょう。
① 印刷から封入封緘、発送まで一括対応できるか
印刷会社、封入会社、発送会社と工程ごとに別々の業者へ依頼すると、担当者間の調整や納期管理が必要になります。
一方、印刷から封入封緘、発送まで一括して対応できる業者であれば、窓口を一本化できます。
特に大量発送や短納期案件では、ワンストップで任せられるかどうかが業務負担を左右します。
② セキュリティ・品質管理体制は十分か
請求書や明細書、契約書類などには個人情報が含まれる場合があります。
そのため、
- 個人情報の管理体制
- セキュリティ対策
- 作業エリアの管理
- データの取り扱い
- 封入時の照合体制
- 検品体制
などを確認しておきましょう。
価格だけでなく、安心して個人情報を預けられる体制があるかという視点が欠かせません。
③ 小ロット・特殊仕様・複雑な封入にも対応できるか
すべての発送物が大量・定型とは限りません。
例えば、
- 数百通程度の小ロット
- 変形サイズ
- 複数種類の同封物
- 宛先ごとに異なる封入物
- 手作業が必要な封入
- 急な追加発送
などです。
こうした案件にも柔軟に対応できる業者であれば、案件ごとに外注先を探す必要がなくなります。
プリントBPOセンターなら印刷・封入封緘・発送までワンストップ
プリントBPOセンターでは、印刷・データ印字・折り加工・封入封緘・発送まで、発送業務に必要な工程を一括してご相談いただけます。
印刷だけ、封入だけといった部分的な外注ではなく、発送業務全体をまとめてアウトソーシングしたい企業様にも対応しやすい体制を整えています。
また、大規模な自動化ラインだけに依存するのではなく、案件の仕様に応じて手作業を組み合わせることで、さまざまな封入条件への対応を目指しています。
プリントBPOセンターの主な対応
- 印刷
- バリアブル印字
- 宛名印字
- 折り加工
- 封入封緘
- 複数書類の組み合わせ封入
- 小ロット案件
- 手作業による封入
- 発送・郵便局への引き渡し
「自社でどこまで作業すればよいのか分からない」という段階でも、現在の業務内容や発送物の仕様を確認しながら、外注範囲をご相談いただけます。
見積もり依頼前に確認すべき項目まとめ
最後に、今回紹介したチェック項目をまとめます。
| 確認項目 | チェックポイント |
| 発送物 | DM・請求書・案内状など |
| 用紙 | サイズ・厚さ・カラー・片面/両面 |
| 封筒 | サイズ・種類・作成の有無 |
| 同封物 | 種類・点数・組み合わせ |
| 折り加工 | 二つ折り・三つ折りなど |
| 封入方法 | 機械封入・手作業・マッチング封入 |
| 通数 | 1回・月間・年間の発送数 |
| 発送頻度 | 定期・スポット・繁忙期 |
| 宛名印字 | 印字項目・バリアブル情報 |
| データ | CSV・Excel・PDFなど |
| 納期 | 入稿日・作業日・発送希望日 |
| 発送方法 | 郵便・宅配便など |
| 費用 | 印刷・封入・発送などの料金範囲 |
| セキュリティ | 個人情報の管理・品質管理体制 |
| 対応力 | 小ロット・特殊仕様・複雑な封入への対応 |
これらを事前に整理しておけば、見積もり時の認識違いを防ぎやすくなり、複数業者を比較する際にも判断しやすくなります。
まとめ｜印刷・封入封緘の外注は「価格」だけで判断しない
印刷・封入封緘を外注する際は、単純に「1通あたりいくらか」という価格だけを見るのではなく、どこまでの工程を任せられるのか、追加費用が発生する条件は何か、品質・セキュリティ管理は十分かまで確認することが重要です。
特に、発送物の種類やサイズ、通数、同封物、宛名印字、データ形式、納期などを事前に整理しておくことで、よりスムーズに見積もりを依頼できます。
また、印刷・封入封緘・発送をそれぞれ別の業者へ依頼するのではなく、ワンストップで対応できるBPOサービスを活用すれば、社内の調整業務や発送作業そのものを減らせる可能性があります。
「印刷から封入封緘までまとめて外注したい」
「発送業務の担当者の負担を減らしたい」
「小ロットや複雑な封入にも対応してほしい」
「現在の外注費が適正なのか確認したい」
このようなお悩みがあれば、プリントBPOセンターへお気軽にご相談ください。
発送件数や仕様がまだ完全に決まっていない場合でも、現在の業務内容をお聞きしながら、どの工程を外注すると効率化につながるのかをご相談いただけます。
印刷・封入封緘・発送業務の効率化を検討されている企業様は、まずはお気軽にお問い合わせください。
