毎月の請求書発行、ダイレクトメール（DM）の発送、顧客向け案内文の送付、会報誌の発送など、企業活動では「印刷・封入封緘・発送」を伴う業務が数多く発生します。
しかし、こうした発送業務が集中する時期になると、
- 印刷や封入作業のために残業が増えている
- 月末や繁忙期になると社員が発送作業に追われる
- 本来の企画・営業・顧客対応に時間を使えない
- 封入ミスや誤発送を防ぐためのチェックに時間がかかる
- 発送件数が増えると社内だけでは対応できない
といった問題が発生しやすくなります。
特に、顧客ごとに封入する書類が異なる場合や、個人情報を含む書類を扱う場合には、単純な封入作業では済みません。印刷、仕分け、宛名印字、書類の組み合わせ、封入、封緘、検品、発送まで、多くの工程と確認作業が必要になります。
その結果、担当者の業務負担が増え、残業の常態化につながってしまうのです。
では、なぜ印刷・封入封緘はこれほどまでに担当者の負担を増やしてしまうのでしょうか。
本記事では、印刷・封入封緘で残業が増える理由から、外注・BPOを活用して業務負担を減らす方法、委託先を選ぶ際のポイントまで詳しく解説します。
＼残業の根本原因を撃退！印刷・発送の属人化をなくす解決策／
目次
印刷・封入封緘で残業が増える5つの理由
印刷・封入封緘は、一見すると「印刷して封筒に入れるだけ」の簡単な作業に思えるかもしれません。
しかし、実際には複数の工程が存在し、それぞれに確認作業が発生します。
1．印刷前のデータ確認や準備に時間がかかる
印刷業務では、印刷ボタンを押すだけでは終わりません。
例えば、
- 印刷対象データの確認
- 宛名・住所データの確認
- 印字位置の調整
- 用紙や封筒などの資材準備
- 印刷設定
- 印刷結果の確認
- 印刷不良や紙詰まりへの対応
など、さまざまな作業が必要です。
特に大量印刷では、印刷そのものよりも前後の準備や確認に時間がかかるケースがあります。
通常業務と並行して対応している場合、こうした細かな作業の積み重ねが残業につながります。
2．複数の書類を仕分け・組み合わせる必要がある
封入する書類が1種類だけなら、比較的スムーズに作業できます。
しかし、顧客や契約内容によって封入物が異なる場合、作業は一気に複雑になります。
例えば、
「Aさんには書類①と②」
「Bさんには書類①と③」
「Cさんには書類①・②・③」
というように、宛先ごとに封入内容を変える必要がある場合です。
このような案件では、単純な封入作業ではなく、「誰に何を入れるのか」を照合するマッチング作業が必要になります。
件数が増えるほど確認工程も増え、担当者の負担は大きくなります。
3．封入・封緘の手作業に時間がかかる
印刷した書類を折り、順番を整え、封筒に入れ、封緘する。
この工程を数百通、数千通と繰り返すと、相当な作業時間が必要になります。
特に、
- 複数枚の書類を封入する
- チラシや案内状を同封する
- ノベルティを入れる
- 特殊サイズの封入物を扱う
- 宛先ごとに封入内容が異なる
といった案件では、機械だけでは対応しにくく、手作業が必要になる場合があります。
発送件数が増えれば増えるほど、担当者が本来の業務から離れて封入作業に拘束される時間も増えていきます。
4．ミスを防ぐための検品に時間がかかる
印刷・封入封緘業務で特に重要なのが「検品」です。
例えば、
- 宛名と封入物が一致しているか
- 必要な書類がすべて入っているか
- 書類の順番は正しいか
- 封入漏れがないか
- 封緘されているか
などを確認します。
個人情報を含む書類の場合、誤封入や誤発送は企業の信用にも関わるため、慎重な確認が欠かせません。
その結果、ダブルチェックなどの確認工程が増え、作業時間がさらに長くなることがあります。
5．繁忙期に作業が集中する
印刷・封入封緘業務は、常に一定量発生するとは限りません。
例えば、
- 月末・月初
- 契約更新時期
- 決算期
- キャンペーン時期
- 会報誌の発行時期
- 大量DMの発送時期
などに発送業務が集中する企業もあります。
普段の業務だけでも忙しい時期に大量発送が重なると、社内の人員だけでは処理しきれなくなります。
その結果、
通常業務 → 発送作業 → 終業時間を超える → 残業
という状態が繰り返されることになります。
「印刷・封入封緘のための残業」が企業にもたらす問題
印刷・封入封緘による残業は、単純に「社員が長時間働く」という問題だけではありません。
本来のコア業務に時間を使えなくなる
担当者が発送作業に時間を取られると、本来取り組むべき企画、営業、顧客対応、マーケティングなどの業務が後回しになります。
特に専門性の高い社員が、毎月数時間から数日間にわたって単純作業に拘束される状況は、企業全体の生産性という観点からも見直す必要があります。
繁忙期に人員を確保できない
「忙しいときだけ社員を増やす」という対応も簡単ではありません。
他部署から応援を集めれば、その部署の業務にも影響します。
アルバイトなどを採用する場合も、教育や作業管理が必要になります。
ミスのリスクが高まる
長時間の単純作業が続くと、担当者の集中力を維持することが難しくなります。
特に、宛先ごとに封入物が異なる案件では、作業量が増えるほど確認すべき項目も増えます。
「急いで発送しなければならない」という状況と「絶対にミスできない」という状況が重なることも、担当者にとって大きな負担です。
印刷・封入封緘を外注・BPOするという選択肢
こうした課題を解決する方法の一つが、印刷・封入封緘・発送業務の外注です。
特に、印刷から発送までをまとめて委託する「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」を活用すれば、社内で発生している複数の工程をまとめて外部へ移管できます。
例えば、
データ準備
↓
印刷
↓
データ印字
↓
折加工
↓
封入
↓
封緘
↓
検品
↓
発送
という一連の業務を外部へ委託する方法です。
これにより、社内担当者は発送作業そのものから離れ、本来の業務に集中しやすくなります。
印刷・封入封緘を外注するメリット
社内の作業時間を削減できる
印刷や封入封緘を外部へ委託すれば、担当者が行っていた手作業の時間を削減できます。
特に毎月定期的に発送する企業では、1回あたりの削減時間が小さくても、年間で見ると大きな業務時間の削減につながります。
繁忙期の人手不足を解消しやすい
発送件数が一時的に増える企業でも、外注を活用することで社内の人員だけに頼らない発送体制を構築できます。
「普段は数百件、繁忙期は数千件」といった企業にも、外注は有効な選択肢です。
印刷から発送までの管理を一本化できる
印刷会社、封入会社、発送会社など複数の業者へ依頼すると、それぞれとの調整が必要になります。
一方、印刷から封入封緘、発送までを一括して依頼できれば、窓口を一本化できます。
担当者にとっては、
「複数業者とのやり取りをする時間」
も削減できます。
外注先選びで失敗しないためのチェックポイント
ただし、「外注すればどの業者でもよい」というわけではありません。
業者によって対応できる案件や得意分野が異なるため、以下のポイントを確認しましょう。
1．印刷から発送まで一括対応できるか
印刷だけ、封入だけではなく、データ印字・加工・封入封緘・発送まで対応できるかを確認しましょう。
一括対応できれば、工程間の調整や業者間のやり取りを減らせます。
2．小ロットから大量発送まで対応できるか
「大手だから大量発送しか対応できない」というケースもあれば、逆に「小ロット中心で大量発送には向かない」という業者もあります。
自社の通常発送数だけでなく、繁忙期の最大発送数にも対応できるか確認しておくことが重要です。
3．複雑な封入や手作業に対応できるか
すべての封入物が機械処理に適しているわけではありません。
複数種類の書類、ノベルティ、特殊サイズの封入物などがある場合は、手作業を含めて柔軟に対応できるかを確認しましょう。
4．品質管理・検品体制が整っているか
個人情報を含む書類では、価格以上に品質管理が重要です。
どのような検品を行っているのか、誤封入を防止するためにどのような仕組みを採用しているのかを確認しましょう。
5．個人情報を適切に管理できるか
請求書や契約書、会員向け書類などを扱う場合、個人情報の管理体制も重要な選定基準です。
セキュリティ体制や認証取得状況、作業環境などを事前に確認しておくと安心です。
6．相談しやすい担当者がいるか
外注後に仕様変更や納期調整が発生することもあります。
そのため、単純に価格だけで比較するのではなく、
「困ったときに相談できるか」
という視点も重要です。
印刷・封入封緘の外注なら「ワンストップ対応」が重要
印刷・封入封緘を外注する際、特に注目したいのが「どこまで一括して任せられるか」です。
例えば、
印刷会社へ印刷を依頼
↓
別会社へデータ印字を依頼
↓
封入会社へ資材を送る
↓
封入後に発送会社へ移管
という流れでは、工程ごとに担当者が業者とやり取りしなければなりません。
その結果、外注したにもかかわらず、
「業者間の調整に時間がかかる」
という新たな負担が発生する可能性があります。
だからこそ、印刷からデータ印字、封入封緘、発送までを一つの窓口で依頼できるBPOサービスが有効です。
プリントBPOセンターなら印刷から封入封緘・発送まで一括対応
プリントBPOセンターでは、印刷・データ印字・折加工・封入封緘・発送まで、発送業務に必要な工程をワンストップで対応しています。
社内で行っていた発送関連業務をまとめて外部へ移管することで、担当者の作業負担を削減し、本来取り組むべき業務に集中できる環境づくりをサポートします。
印刷から発送まで一つの窓口で対応
複数の業者へ工程ごとに依頼するのではなく、印刷から発送までをまとめて相談できるため、発注や進行管理の負担を抑えられます。
担当者は必要なデータや仕様を共有し、完成した発送物を受け取るという形に業務を整理できます。
小ロットから大量発送まで柔軟に対応
発送件数が少ない案件から、大量の発送が必要になる案件まで、内容に応じた対応方法を検討できます。
「毎月数百件程度だけど外注できるのか」
「繁忙期には数千件以上になる」
といったケースでも、まずはご相談ください。
複雑な封入・手作業にも対応
顧客ごとに封入物が異なる案件や、複数種類の書類を組み合わせる案件など、単純な機械封入だけでは対応しにくい業務にも対応します。
特殊サイズの封入物やノベルティなど、案件ごとに異なる仕様についても、内容を確認したうえで最適な作業方法をご提案します。
セキュリティ・品質管理にも配慮
個人情報を含む発送物では、作業効率だけでなくセキュリティと品質管理も重要です。
プリントBPOセンターでは、プライバシーマークの取得をはじめ、個人情報を取り扱う業務に必要な管理体制を整えています。
また、カメラ検品システムとスタッフによる確認を組み合わせ、封入物の間違いや重複などを防ぐための品質管理を行っています。
こんな企業は印刷・封入封緘の外注がおすすめ
次のような状況に当てはまる場合は、外注を検討するタイミングです。
- 印刷・封入作業のために毎月残業が発生している
- 月末・月初になると発送業務が集中する
- 繁忙期だけ人手が足りなくなる
- 担当者が発送作業に数時間～数日拘束される
- 複数種類の書類を宛先ごとに封入している
- 封入ミスを防ぐためにダブルチェックを行っている
- 発送業務のために他部署から応援を集めている
- 印刷・封入・発送を複数業者に分けて依頼している
- 発送業務の管理そのものが担当者の負担になっている
- 本来の企画・営業・顧客対応に時間を使いたい
一つでも当てはまる場合、現在の発送業務を一度見直してみることをおすすめします。
「すべて外注する」のではなく、必要な工程だけ外注する方法も
BPOというと「業務をすべて丸ごと外注する」というイメージがあるかもしれません。
しかし、必ずしもすべての工程を外部へ移す必要はありません。
例えば、
印刷だけ外注する
印刷＋データ印字まで外注する
印刷＋封入封緘まで外注する
印刷＋封入封緘＋発送まで一括して外注する
など、自社の課題に合わせて委託範囲を決めることができます。
重要なのは、「どこを外注すれば最も担当者の負担が減るのか」を整理することです。
プリントBPOセンターでは、現在の発送件数や作業内容を確認したうえで、必要な工程に合わせた対応方法をご提案します。
印刷・封入封緘の残業を減らすなら、まずは現在の作業を見直しましょう
印刷・封入封緘による残業を減らすためには、単純に社員の作業スピードを上げるだけでは十分ではありません。
重要なのは、
「そもそも、その作業を社内で行う必要があるのか？」
という視点です。
例えば、毎月5人の社員が2日間かけて発送作業をしているのであれば、単純な作業時間だけでなく、その社員が本来行うべき業務まで含めて考える必要があります。
また、繁忙期だけ発送量が大幅に増えるのであれば、その時期だけ外注する方法もあります。
発送業務を外部へ移管することで、担当者の残業削減だけでなく、社内の人的リソースをより価値の高い業務へ振り分けることができます。
まとめ｜印刷・封入封緘の残業を減らすならBPOを活用
印刷・封入封緘で残業が増える原因は、単純に発送件数が多いからだけではありません。
印刷、データ確認、仕分け、書類の組み合わせ、封入、封緘、検品、発送など、多くの工程を社内で行っていることが、担当者の負担を増やす大きな要因となっています。
特に繁忙期には通常業務と発送業務が重なり、残業や人員不足につながりやすくなります。
こうした課題を解決する方法の一つが、印刷・封入封緘・発送業務のBPO化です。
外注先を選ぶ際は、単純な価格だけではなく、
- 印刷から発送まで一括対応できるか
- 小ロットから大量発送まで対応できるか
- 複雑な封入や手作業に対応できるか
- 品質管理・検品体制が整っているか
- 個人情報の管理体制が整っているか
- 担当者へ相談しやすい体制があるか
といったポイントを確認しましょう。
プリントBPOセンターでは、印刷・データ印字・折加工・封入封緘・発送までをワンストップで対応しています。
「印刷や封入作業のために残業が発生している」
「繁忙期だけ発送業務の人手が足りない」
「複数の書類を宛先ごとに組み合わせて封入している」
「印刷・封入・発送をまとめて外注したい」
といったお悩みがあれば、ぜひ一度ご相談ください。
印刷・封入封緘の外注をご検討の企業様へ
現在の発送件数や作業内容が明確になっていなくても問題ありません。
「どこまで外注すれば社内の負担を減らせるのか分からない」
という段階からでも、現在の業務内容をお聞きしたうえで、効率化の方法をご提案します。
印刷から封入封緘、発送までの業務を見直し、担当者が本来の業務に集中できる環境をつくりませんか。
印刷・封入封緘・発送業務の効率化をご検討中の企業様は、プリントBPOセンターへお気軽にお問い合わせください。
