毎月の請求書や各種案内状、販促用ダイレクトメール（DM）、重要なお知らせなど、企業活動では現在もさまざまな印刷物の発送業務が発生しています。
しかし、社内で印刷から折り加工、封入、封緘、宛名印字、発送までを行う場合、想像以上に多くの時間と人手が必要です。
特に、発送件数が多い企業では、
- 印刷作業に時間がかかる
- 書類を1通ずつ折って封入する必要がある
- 宛名や封入物の照合作業に手間がかかる
- 発送準備のために担当者の残業が増える
- 本来注力すべきコア業務が後回しになる
といった問題が起こりやすくなります。
こうした印刷・封入封緘業務の負担を軽減する方法として有効なのが、印刷から封入封緘、発送までを専門業者へ外注する「BPO」です。
実際に、毎月約1万通の顧客向け案内物を発送していた金融機関では、社内スタッフが数日かけて行っていた印刷・封入封緘作業を外部へ一括委託することで、社内作業の大幅な削減につながった事例があります。さらに、印刷から発送までのリードタイム短縮や、品質管理体制による封入ミスの防止にもつながりました。
ただし、印刷・封入封緘の外注は、単純に「料金が安い業者」を選べばよいわけではありません。
対応できる業務範囲、セキュリティ、品質管理、ロット数、特殊な封入仕様への対応力などを総合的に確認することが重要です。
この記事では、印刷から封入封緘・発送までを外注する際に確認したいポイントと、失敗しない業者選びの基準について詳しく解説します。
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目次
印刷から封入封緘まで外注するメリットとは？
印刷・封入封緘業務を外注する最大のメリットは、社内の作業負担を大きく減らせることです。
社内で発送業務を行う場合、
データ準備 → 印刷 → データ印字 → 折り加工 → 封入 → 封緘 → 宛名確認 → 仕分け → 発送
という複数の工程を自社で管理する必要があります。
一見すると単純な作業に見えても、発送件数が増えるほど作業時間は増加します。
特に請求書や契約書類、顧客向け案内など、宛先ごとに封入物が異なる場合には、単純な封入作業ではなく、「誰に、どの書類を、何部入れるのか」まで確認する必要があります。
こうした業務を専門業者へ外注することで、担当者は発送作業から解放され、本来注力すべき営業、顧客対応、企画、管理業務などに時間を振り分けやすくなります。
外注によって期待できる主なメリット
- 社内の印刷・封入作業を削減できる
- 繁忙期の残業を抑えやすくなる
- 印刷機や封入設備などの管理負担を軽減できる
- 作業スペースや資材保管スペースを削減できる
- 封入・宛名照合などの人的作業を減らせる
- 印刷から発送までの工程を効率化しやすい
- 担当者をコア業務へ戻しやすくなる
特に、毎月・毎週のように発送業務が発生する企業では、外注による業務効率化の効果を検討する価値があります。
なぜ印刷・封入封緘の外注先選びで失敗するのか？
印刷・封入封緘の外注先を探す際、「1通あたりいくらなのか」という単価だけで比較してしまうケースがあります。
もちろん価格は重要な選定基準ですが、単価だけで判断すると、発注後に想定外の管理工数や追加費用が発生する可能性があります。
例えば、印刷会社と封入封緘会社、発送会社を別々に手配した場合、それぞれの業者との納期調整やデータ受け渡し、商品の移送などを自社で管理しなければなりません。
その結果、
- 業者間のスケジュール調整が必要になる
- 印刷物の移送が発生する
- 複数の業者とやり取りする必要がある
- トラブル発生時の責任範囲が分かりにくい
- 発注・請求管理の手間が増える
といった問題が発生することがあります。
また、個人情報を含む発送物を扱う場合は、セキュリティ面も重要です。
氏名、住所、契約情報、会員情報などを扱うのであれば、個人情報を適切に管理できる作業環境や運用体制が整っているかを確認する必要があります。
さらに、業者によっては大量の定型案件を得意とする一方で、小ロットや特殊サイズ、複数種類の書類を組み合わせる「マッチング封入」などに対応できない場合もあります。
そのため、業者選びでは「価格」だけではなく、自社の発送仕様に対応できるかどうかを確認することが重要です。
失敗しない印刷・封入封緘業者の選び方5つ
印刷から封入封緘、発送までを外注する場合、次の5つのポイントを確認しておきましょう。
1．印刷から発送までワンストップで対応できるか
まず確認したいのが、印刷・封入封緘・発送までを一括して依頼できるかという点です。
一社で複数工程を管理できれば、業者間の調整や印刷物の移送など、自社側で発生する管理工数を抑えやすくなります。
例えば、
印刷 → データ印字 → 折り加工 → 封入封緘 → 仕分け → 発送
まで一貫して対応できる業者であれば、問い合わせ窓口も一本化できます。
「印刷会社」「封入会社」「発送会社」と複数の業者へ個別に発注するよりも、全体工程を管理しやすくなる点がワンストップBPOの大きなメリットです。
2．個人情報を適切に管理できる体制があるか
請求書、契約更新案内、会員向け通知などでは、顧客の氏名や住所などの個人情報を扱うことがあります。
そのため、価格だけではなく、情報セキュリティや個人情報保護への取り組みを確認しましょう。
確認したいポイントとしては、
- プライバシーマークなどの認証取得状況
- 作業エリアへの入退室管理
- 個人情報を扱うスタッフへの教育
- データの受け渡し方法
- 作業工程における検品・照合体制
- 発送前のチェック体制
などが挙げられます。
特に重要なのは、認証の有無だけを見るのではなく、実際の作業現場でどのように情報管理・品質管理を行っているのかを確認することです。
3．小ロットから大量発送まで対応できるか
「毎月数万通」といった大量案件だけでなく、数百部程度の案内状や、急なキャンペーンDMなど、小ロットの案件が発生する企業もあります。
そのため、業者選びでは、
「大量案件だけでなく、自社の実際の発送件数にも対応できるか」
を確認しておくことが重要です。
また、繁忙期だけ外注したい、特定の案件だけ外注したいといったスポット利用に対応できる業者であれば、より柔軟なBPO活用が可能になります。
4．複雑な封入・マッチング封入に対応できるか
封入封緘には、単純に「同じ書類を1枚ずつ入れる」だけではない案件もあります。
例えば、
- 顧客ごとに封入物が異なる
- 複数種類の書類を組み合わせる
- ナンバリングされた書類を照合する
- サイズや厚みの異なる用紙を封入する
- 手作業による特殊な封入が必要
- 封筒や郵送物に可変情報を印字する
といったケースです。
このような案件では、機械による自動処理だけでは対応が難しい場合があります。
したがって、自動封入設備と手作業の両方に対応できる業者を選ぶことが重要です。
自社の仕様書やサンプルを提示し、「この仕様に対応できますか？」と事前に確認しておくと、発注後のトラブルを防ぎやすくなります。
5．品質管理・検品体制を確認する
印刷・封入封緘業務では、「印刷できたか」だけではなく、正しい組み合わせで封入されているかまで確認する必要があります。
特に個人情報を含む書類では、誤封入や宛先との不一致を防ぐための工程管理が重要です。
確認する際は、
- バーコードなどによる照合
- 画像検査
- 重量検査
- 作業前後の数量確認
- 目視による検品
- 発送前の最終チェック
など、自社案件に必要な品質管理が行われているかを確認しましょう。
重要なのは「ミスが絶対に起きない」という業者を探すことではなく、ミスや誤発送のリスクを低減するための仕組みが整っているかを確認することです。
「安い業者」ではなく「総額」で比較することが重要
印刷・封入封緘業者を比較するとき、1通あたりの単価だけを見るのはおすすめできません。
例えば、見積書では安く見えても、
- 印刷費
- 用紙代
- データ処理費
- 宛名印字費
- 折り加工費
- 封入封緘費
- 資材費
- 仕分け費
- 発送費
- 特殊作業費
などが別々に設定されている可能性があります。
そのため、複数社を比較するときは、最終的に発送完了までいくらかかるのかという総額で比較することが大切です。
さらに、社内担当者の作業時間や残業時間、設備維持費、資材保管スペースなども含めて考えると、外注による費用対効果をより正確に判断できます。
プリントBPOセンターなら印刷から封入封緘・発送までワンストップ
印刷・封入封緘を外注するのであれば、複数の業者へ工程ごとに発注するのではなく、一括して任せられるBPOサービスを活用する方法があります。
プリントBPOセンターでは、印刷からデータ印字、折り加工、封入封緘、発送まで、案件の仕様に合わせた一貫対応を行っています。
基本的な流れは、
印刷
↓
データ印字・宛名印字
↓
折り加工
↓
封入封緘
↓
仕分け
↓
発送
というワンストップの工程です。
印刷だけ、封入だけ、発送だけと工程を分けて発注するのではなく、全体の工程をまとめて相談できるため、発注担当者の管理負担を抑えやすいことが特徴です。
また、案件によっては機械による自動処理だけでなく、仕様に応じて手作業を組み合わせることで、小ロットや複雑な封入にも柔軟に対応できます。
プリントBPOセンターが対応しやすい印刷・封入封緘案件
例えば、次のような業務の外注を検討している企業に適しています。
- 請求書・明細書の印刷・封入・発送
- 契約更新案内の発送
- 顧客向け各種通知
- ダイレクトメール（DM）
- 会員向け会報・案内状
- キャンペーン案内
- 資格・試験関連書類
- 複数書類を組み合わせたマッチング封入
- 小ロットの案内状発送
- 繁忙期だけ発生する大量発送
「印刷だけ外注したい」というケースだけでなく、印刷から封入封緘、発送までまとめて任せたいという企業にも適しています。
印刷・封入封緘の外注は「全部丸投げ」だけではない
「外注すると、すべての業務を業者へ移管しなければならない」と考える必要はありません。
例えば、
- 印刷と封入封緘だけ外注する
- 宛名印字から発送まで外注する
- 毎月の定期発送だけ外注する
- 繁忙期の案件だけ外注する
- 大量案件だけ外注する
など、自社の業務フローに合わせて一部工程からBPOを導入する方法もあります。
「どこまで外注すればよいのか分からない」という段階でも、現在の発送件数や作業工程を整理することで、外注範囲を検討しやすくなります。
印刷・封入封緘を外注する前に確認しておきたいチェックリスト
業者へ見積もりを依頼する前に、次の項目を整理しておくとスムーズです。
| 確認項目 | 確認する内容 |
| 発送件数 | 1回あたり・月間の発送数量 |
| 発送頻度 | 毎月・毎週・スポットなど |
| 印刷物 | サイズ・用紙・片面／両面 |
| 封筒 | サイズ・種類・窓付きなど |
| 封入物 | 書類の種類・部数 |
| マッチング | 宛先ごとに封入物が異なるか |
| データ | 宛名・住所などのデータ形式 |
| 印字 | 可変印字・宛名印字の有無 |
| 封入方法 | 機械封入・手封入 |
| 発送方法 | 郵便・宅配便など |
| 希望納期 | 印刷から発送までの希望日数 |
| 個人情報 | 個人情報を含むか |
| 品質管理 | 照合・検品などに必要な条件 |
この情報を事前に整理しておけば、業者側も必要な工程を把握しやすくなり、より具体的な見積もりにつながります。
まとめ｜印刷・封入封緘の外注は「価格＋対応力＋管理体制」で選ぶ
印刷から封入封緘、発送までの業務を外注することで、社内の作業時間を削減し、担当者を本来のコア業務へ戻しやすくなります。
ただし、外注先を選ぶ際は「1通あたりの料金が安い」という理由だけで決めるのではなく、
「印刷から発送まで一括対応できるか」
「個人情報を適切に管理できるか」
「小ロット・大量案件に対応できるか」
「複雑な封入仕様にも対応できるか」
「品質管理・検品体制が整っているか」
という点を総合的に確認することが重要です。
特に、印刷会社・封入会社・発送会社をそれぞれ手配するのではなく、印刷から封入封緘、発送までをワンストップで依頼できるBPOサービスを活用すれば、発注や工程管理にかかる担当者の負担も抑えやすくなります。
「毎月の印刷・封入作業に時間がかかっている」
「発送業務のために残業が発生している」
「複数の業者とのやり取りを一本化したい」
「小ロットや複雑な封入にも対応してほしい」
このような課題を抱えている企業は、印刷・封入封緘業務の外注を検討してみてはいかがでしょうか。
印刷から封入封緘・発送まで、どこまで外注できるのか分からない場合でも、まずは現在の業務内容や発送仕様を整理して相談することから始められます。
プリントBPOセンターでは、印刷・データ印字・折り加工・封入封緘・発送まで、企業ごとの業務内容や発送仕様に合わせたBPOをご提案しています。
印刷・封入封緘の外注先をお探しの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
