賃貸管理会社やマンション管理会社では、毎月のように大量の書類を印刷し、折り、封入・封緘して発送する業務が発生します。
家賃や収支に関する報告書、契約更新案内、重要事項に関する書類、管理組合の総会資料、点検・工事のお知らせなど、送付する書類の種類は多岐にわたります。
こうした発送業務を社内で行っていると、繁忙期には担当者が本来の業務を中断して封入作業に追われたり、残業が増えたりするケースも少なくありません。
さらに、書類の入れ間違いや宛名と送付物の不一致など、個人情報を扱う発送業務ならではのリスクにも注意が必要です。
そこで検討したいのが、印刷から封入・封緘、発送までを専門業者へ外注する「印刷・発送代行」です。
この記事では、賃貸管理・マンション管理会社が印刷・封入・封緘を外注するメリットや、委託先を選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。
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目次
賃貸管理・マンション管理で印刷・封入・封緘作業が負担になる理由
賃貸管理・マンション管理の業務では、入居者やオーナー、管理組合など、それぞれの宛先に応じて異なる書類を発送する必要があります。
単純に書類を印刷して封筒へ入れるだけではなく、次のような工程が発生します。
- 発送対象者のリスト確認
- 書類データの作成・印刷
- 宛名印刷
- 書類の仕分け
- 書類の折り加工
- 同封物の組み合わせ
- 封入
- 封緘
- 発送前の確認
- 郵便・配送業者への引き渡し
一見すると簡単な作業に見えても、発送件数が増えるほど担当者の負担は大きくなります。
月末・繁忙期に発送業務が集中しやすい
賃貸管理会社では、月末や契約更新時期などに発送業務が集中することがあります。
マンション管理会社でも、総会資料や点検・修繕に関する案内など、特定の時期にまとまった発送が必要になるケースがあります。
普段の業務に加えて大量の印刷・封入作業が発生すると、担当者が残業して対応することになりかねません。
その結果、
「発送作業が終わらない」
→「通常業務が後回しになる」
→「残業が増える」
→「さらに現場が忙しくなる」
という悪循環につながります。
印刷・封入・封緘を外注する5つのメリット
印刷・封入・封緘を専門業者へ外注することで、単に「作業を代わりにやってもらう」だけではありません。
業務効率化やコスト削減、ミス防止など、管理会社にとってさまざまなメリットが期待できます。
1．社内の作業時間を削減できる
最大のメリットは、社員が行っていた印刷・封入・封緘作業の時間を削減できることです。
大量の書類を一枚ずつ仕分けたり、封筒へ入れたりする作業を外注すれば、担当者は本来の業務へ時間を使えるようになります。
賃貸管理であれば、
- オーナーへの提案
- 空室対策
- 入居者対応
- 物件管理
- 新規物件の獲得
など、会社の売上や顧客満足度に直結する業務へリソースを振り向けられます。
マンション管理会社でも、
- 管理組合への対応
- 理事会・総会の準備
- 建物・設備管理
- 修繕提案
- 居住者対応
などの重要業務に集中しやすくなります。
2．繁忙期の残業を抑えやすくなる
発送作業が集中する時期に社内スタッフだけで対応すると、残業や休日出勤が発生する場合があります。
印刷・封入・封緘を外注しておけば、繁忙期でも社内スタッフの負担を抑えながら発送業務を進められます。
特に毎月一定量の発送が発生する企業では、定期的な発送業務を外注化することで、業務量の平準化にもつながります。
3．封入ミスや発送ミスを防止しやすい
発送業務では、「入れる書類を間違える」「宛名と書類の組み合わせを間違える」といったミスに注意しなければなりません。
特に、契約内容や送付先によって同封する書類が異なる場合、手作業では確認工程が増えます。
専門業者では、バーコードやカメラなどを利用して、データと印刷物・封入物を照合する仕組みを導入している場合があります。
外注先を選ぶ際には、単純な封入作業だけではなく、個別の封入条件に対応できる検査・照合体制があるかを確認することが重要です。
4．印刷・封入・発送をまとめて依頼できる
印刷会社、封入会社、発送会社をそれぞれ手配すると、担当者の管理業務も増えてしまいます。
一方、印刷から封入・封緘、発送までを一括して依頼できる業者なら、窓口を一本化できます。
データ入稿から発送までの工程をまとめて管理できるため、社内担当者の業務負担を減らしやすくなります。
5．社内設備や資材にかかるコストを抑えられる
社内で大量発送を行う場合、プリンターや複合機だけでなく、用紙・封筒・トナーなどの消耗品も必要になります。
さらに、印刷・封入を行うスタッフの人件費や残業代も発生します。
発送量が多い企業では、こうした見えにくい社内コストまで含めて外注費と比較することが大切です。
賃貸管理・マンション管理なら「定型発送」だけでなく個別対応力も重要
印刷・封入・封緘の外注先を選ぶ際、単純に「1通あたりいくら」という価格だけで判断するのはおすすめできません。
賃貸管理・マンション管理では、送付先や契約内容によって同封物が変わるケースがあるためです。
例えば、
- オーナーごとに送付する書類が違う
- 契約状況によって同封物が異なる
- 入居者とオーナーで送付内容が違う
- 物件ごとに案内内容が違う
- 複数種類の書類を一つの封筒にまとめる
といった条件が発生する場合があります。
そのため、外注先を選ぶ際には、単純な「大量封入」に対応できるかだけでなく、可変印刷や複数種類の同封物を含む複雑な発送業務に対応できるかを確認しましょう。
印刷・封入・封緘の外注先を選ぶ5つのチェックポイント
では、実際に発送代行業者を選ぶ際には、どのような点を確認すればよいのでしょうか。
1．印刷から発送までワンストップで対応できるか
まず確認したいのが対応範囲です。
「印刷はできるが封入は別会社」「封入はできるが発送は別途手配」といった業者の場合、複数の会社を管理する必要があります。
できるだけ、
データ受領 → 印刷 → 折加工 → 封入・封緘 → 検品 → 発送
まで一括して依頼できる業者を選ぶと、管理の手間を減らせます。
2．個人情報の管理体制が整っているか
賃貸管理・マンション管理では、顧客や入居者などの個人情報を取り扱うことがあります。
そのため、価格だけでなく、
- 個人情報の取り扱い体制
- 作業場所への入退室管理
- データ管理方法
- 作業後のデータ消去
- 誤送付防止の仕組み
- セキュリティに関する認証・規格
などを確認しましょう。
特に個人情報を含むデータを外部へ渡す場合は、委託先のセキュリティ体制を事前に確認しておくことが重要です。
3．可変印刷や複雑な封入に対応できるか
送付先ごとに内容が異なる場合は、単純な一律封入では対応できません。
例えば、
「Aさんには書類①＋②」
「Bさんには書類①＋③＋④」
「Cさんには書類①のみ」
というような条件分岐がある場合、データと封入物を正確に連携する必要があります。
そのため、可変印刷やバーコード照合、カメラ検査などに対応しているかを確認しておくと安心です。
4．小ロット・定期発送に対応できるか
「毎月数千通を発送する」といった案件だけでなく、数百通程度の小ロット案件にも対応できるか確認しましょう。
特に賃貸管理会社では、物件ごと・オーナーごとに発送件数が分かれる場合があります。
大量案件だけでなく、小ロット・定期発送・スポット発送に柔軟に対応できる業者を選ぶことで、外注化できる業務の範囲が広がります。
5．急な変更や相談に対応できるか
実際の業務では、「発送直前に書類を差し替えたい」「一部の宛先だけ内容を変更したい」といったことも起こり得ます。
そのため、料金や設備だけでなく、担当者とのコミュニケーションの取りやすさも重要です。
問い合わせ窓口が明確で、案件ごとの相談に対応してくれる業者なら、初めて外注する企業でも運用しやすくなります。
印刷・封入・封緘の外注は「作業削減」ではなく「業務改革」
印刷・封入・封緘の外注化を検討するとき、「外注費が発生する」という点だけを見ると、コストが増えるように感じるかもしれません。
しかし、本当に比較すべきなのは、
外注費 vs 印刷・封入作業の人件費
だけではありません。
社内で作業する場合には、
- 担当者の作業時間
- 残業代
- 用紙・封筒・トナーなどの資材費
- 印刷設備の維持費
- 作業スペース
- ミスが発生した際の再発送コスト
- 発送業務によって後回しになる本来の業務
なども考慮する必要があります。
特に重要なのが、社員が発送作業に費やしている「時間」です。
社員の時間を発送作業から解放し、顧客対応や営業活動、物件管理などのコア業務へ振り向けられるのであれば、単純な外注費だけでは判断できない価値が生まれます。
印刷から封入・封緘・発送までワンストップで対応する「プリントBPOセンター」
賃貸管理・マンション管理会社の発送業務を効率化するには、印刷だけ、封入だけを外注するのではなく、一連の工程をまとめてアウトソーシングする方法もあります。
プリントBPOセンターでは、印刷から封入・封緘、発送までの業務をまとめてサポートします。
大量発送はもちろん、定期発送や小ロット案件など、企業ごとの発送業務に合わせた運用を検討できます。
また、送付先によって同封物が異なる案件など、単純な一律封入では対応しにくい業務についても、事前に仕様を確認したうえで最適な方法をご提案します。
「毎月の発送作業をなくしたい」
「担当者の残業を減らしたい」
「印刷から発送までの管理を一本化したい」
「個人情報を扱う発送業務を安全に外注したい」
といった課題をお持ちであれば、現在の発送フローを一度見直してみてはいかがでしょうか。
まとめ｜賃貸管理・マンション管理のノンコア業務は外注してコア業務へ
賃貸管理・マンション管理では、毎月のように大量の書類発送が発生します。
印刷、仕分け、折加工、封入、封緘、発送までを社内スタッフが手作業で行い続けると、担当者の負担が増えるだけでなく、本来取り組むべき顧客対応や物件管理などの重要業務にも影響を及ぼします。
印刷・封入・封緘を外注することで、
- 社内の作業時間を削減できる
- 繁忙期の負担を軽減できる
- 発送ミスの防止につながる
- 印刷から発送までの管理を効率化できる
- コア業務へ人材を集中させられる
といったメリットが期待できます。
ただし、外注先を選ぶ際は価格だけで判断せず、個人情報の管理体制、複雑な封入への対応力、小ロット・定期発送への柔軟性、印刷から発送までの対応範囲などを総合的に確認することが大切です。
毎月当たり前のように行っている印刷・封入・封緘作業こそ、外注化によって大きな業務改善につながる可能性があります。
社員を「封筒に書類を入れる作業」から解放し、オーナー様・入居者様・管理組合への対応など、本当に価値のある仕事へ集中できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
