総務部門では、ペーパーレス化や業務システムの導入など、さまざまな業務効率化が進められています。
それにもかかわらず、
- 「総務の残業時間がなかなか減らない」
- 「月末や繁忙期になると発送作業に追われる」
- 「細かな手作業が多く、本来の業務に集中できない」
- 「業務改善を進めても、現場の負担感が変わらない」
といった課題を抱えている企業も少なくありません。
その原因の一つとして見落とされがちなのが、印刷・封入・封緘・発送といった紙媒体に関わる一連の業務です。
1件あたりでは数分で終わる作業でも、数百件、数千件とまとまることで大きな業務負担になります。さらに、印刷物の確認、宛名チェック、封入物の照合、郵便料金の確認など、単純作業のように見えてミスが許されない工程も多く、スタッフに大きな負担をかけることがあります。
総務の残業削減を本格的に進めるためには、こうした「目立たないけれど時間を奪っている業務」を可視化し、見直すことが重要です。
本記事では、総務部門の残業が減らない理由を整理するとともに、印刷・発送業務を外部委託するメリットや、アウトソーシングを活用して業務負担を軽減する方法について解説します。
＼総務の残業原因は「印刷・発送」かも？業務フロー見直しの第一歩／
目次
なぜ総務の残業は減らない？見落とされがちな「印刷・発送業務」の負担
総務部門は、社内のさまざまな業務を支える役割を担っています。
備品管理、施設管理、契約書類の管理、社内イベントの運営、問い合わせ対応など、業務内容は多岐にわたります。そのため、一つひとつの作業は小さくても、日常的に多くの業務が積み重なっています。
そのなかでも、意外と大きな負担になりやすいのが印刷・発送業務です。
例えば、請求書や支払通知書、各種案内状などを発送する場合、一般的には次のような工程が発生します。
- データの準備
- 書類の印刷
- 印刷内容の確認
- 宛名や住所の確認
- 書類の仕分け
- 折り作業
- 封入
- 封緘
- 郵便料金の確認
- 発送手続き
これらを社内で対応している場合、発送件数が増えるほどスタッフの負担も大きくなります。
特に月末や月初、繁忙期など、通常業務が集中するタイミングでは、発送作業が残業の原因になるケースもあります。
単純作業の積み重ねが大きな業務負担になる
印刷や封入は、一つひとつの作業だけを見ると難しい業務ではないように思えるかもしれません。
しかし、数百通、数千通規模になると状況は変わります。
例えば、1通あたり数分しかかからない作業でも、大量の発送物を処理する場合には相当な時間が必要になります。
さらに、単純に作業時間が増えるだけではありません。
- 印刷機の稼働状況を確認する
- 用紙や封筒を準備する
- トナーや消耗品を補充する
- 宛名と封入物を照合する
- 誤封入や誤発送がないか確認する
- 郵便料金や発送方法を確認する
といった周辺業務も発生します。
こうした「作業時間として計上されにくい業務」が積み重なることで、総務スタッフの負担が増えていきます。
印刷・発送業務は「時間」だけでなく「心理的負担」も大きい
総務部門が印刷・発送業務に時間を取られる問題は、単純な作業時間だけではありません。
特に、請求書や契約関連書類、個人情報を含む書類などを取り扱う場合、誤発送や誤封入を防ぐために慎重な確認が必要です。
例えば、
「宛名と書類が一致しているか」
「別の書類が混入していないか」
「必要な書類がすべて封入されているか」
といった確認作業を繰り返す必要があります。
発送件数が増えるほど、スタッフの集中力や精神的な負担も大きくなります。
また、発送作業に時間を取られている間にも、電話対応や社内からの問い合わせなど、他の総務業務は発生します。
その結果、通常業務が後ろ倒しになり、残業時間の増加につながることがあります。
ペーパーレス化だけでは解決できない「紙の業務」
近年、多くの企業でペーパーレス化や業務のデジタル化が進められています。
しかし、すべての業務を完全に電子化できるとは限りません。
例えば、
- 請求書や通知書の郵送
- 契約関連書類の発送
- 顧客向けの案内状
- ダイレクトメール
- セミナーやイベントの案内
- 社内外向けの重要書類
など、紙媒体による対応が必要な業務も残っています。
そのため、社内のデジタル化を進めるだけでは、紙の印刷・発送業務による負担を解消できない場合があります。
総務部門の業務効率化を進めるためには、「デジタル化できる業務」と「紙で残る業務」を分けて考えることが重要です。
そして、紙で残る定型業務については、社内で抱え続けるのではなく、外部委託という選択肢も検討する価値があります。
印刷・発送の外部委託で注意したい3つのポイント
印刷・発送業務を外部へ委託する場合、単純に「料金が安い会社」を選ぶだけでは十分ではありません。
委託範囲や対応体制によっては、結局社内に多くの作業が残ってしまうことがあります。
1. 印刷だけではなく発送まで対応できるか
印刷のみを外部委託した場合、完成した印刷物が自社に届いた後、
- 封入
- 封緘
- 宛名貼り
- 仕分け
- 発送手続き
などを社内で行う必要があります。
これでは、印刷に関する作業時間は削減できても、総務スタッフの発送業務そのものは残ってしまいます。
そのため、業務負担を本格的に減らしたい場合は、データ入稿から印刷、封入・封緘、発送までをまとめて依頼できるかを確認することが重要です。
2. 小ロットや急な発送にも対応できるか
企業によって発送物の件数や頻度は異なります。
毎月定期的に大量発送を行う企業もあれば、
「急に500件の案内状を発送することになった」
「イベント開催が決まり、短期間で発送したい」
「数十件だけスポットで依頼したい」
といったケースもあります。
委託先を選ぶ際には、大量案件だけでなく、小ロットやスポット案件にも対応できるかを確認しておくと安心です。
3. 個人情報や機密情報の管理体制は十分か
請求書や顧客向け通知書などには、氏名や住所などの個人情報が含まれることがあります。
そのため、外部委託を検討する際には、料金や納期だけではなく、情報管理体制を確認することも重要です。
例えば、
- 個人情報の取り扱いルール
- 作業スタッフの管理体制
- データの保管方法
- 誤封入・誤発送を防ぐ仕組み
- アクセス管理
- セキュリティ認証の有無
などを確認することで、安心して業務を任せやすくなります。
プリントBPOセンターなら印刷から封入・発送までワンストップで対応
総務部門の業務負担を減らすためには、単に一部の工程を外注するだけではなく、社内に残る作業をできる限り減らすことが重要です。
プリントBPOセンターでは、印刷・発送に関わる業務をまとめて相談できる体制を整えています。
データ入稿から発送まで一括対応
印刷物の作成・発送では、複数の工程が発生します。
プリントBPOセンターでは、業務内容に応じて、
- データの受け取り
- 印刷
- 用紙・封筒などの資材準備
- 宛名処理
- 封入・封緘
- 発送手配
といった一連の業務をまとめて対応します。
複数の業者へ個別に依頼する必要がなくなるため、社内の担当者による進行管理や調整業務の負担軽減につながります。
総務スタッフは「発送作業」から解放される
社内で印刷・発送業務を行う場合、担当者は発送日が近づくたびに、
「印刷は終わっているか」
「封筒は足りているか」
「宛名データに間違いはないか」
「今日中に郵便局へ持ち込めるか」
といった多くの確認を行う必要があります。
発送業務を外部委託することで、こうした定型的な手作業を社内から切り離すことができます。
その結果、総務スタッフは、
- 社内環境の整備
- 従業員対応
- コンプライアンス関連業務
- 業務改善
- 経営や事業を支えるバックオフィス業務
など、本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。
業務量や発送内容に合わせた柔軟な対応
発送業務は、毎月同じ件数・同じ内容とは限りません。
季節やキャンペーン、業務状況によって発送量が増減することもあります。
そのため、アウトソーシング先を選ぶ際には、自社の業務量や発送頻度に合わせて相談できることが重要です。
プリントBPOセンターでは、定期的な発送業務だけでなく、スポットで発生する業務についても、内容に応じた対応を検討できます。
総務の残業を減らすための「業務の棚卸し」方法
「どの業務を外部委託すればよいかわからない」という場合は、まず総務部門の業務を可視化することから始めましょう。
おすすめなのは、現在行っている業務をすべて書き出し、次の3つに分類する方法です。
自社でしかできない業務
例えば、
- 経営判断に関わる業務
- 社内制度の設計
- 従業員との重要なコミュニケーション
- 社内固有の判断が必要な業務
などは、自社で対応する必要性が高い業務です。
社内で行う必要があるが、効率化できる業務
システム化や自動化、業務フローの見直しによって、作業時間を削減できる業務です。
外部委託しやすい定型業務
例えば、
- 印刷
- 封入・封緘
- 宛名処理
- 発送手配
- 大量の書類発送
- 定期的な案内状の発送
などは、一定のルールや手順が決まっているため、外部委託を検討しやすい業務といえます。
このように業務を分類することで、「社員が時間を使うべき仕事」と「外部の専門会社へ任せられる仕事」を明確にできます。
総務の業務効率化は「小さな手作業」を見直すことから始まる
総務部門の残業削減というと、大規模なシステム導入や業務改革をイメージする方も多いかもしれません。
しかし、すぐに大きな改革を行わなくても、日常業務のなかにある小さな手作業を見直すことで、業務負担を軽減できる可能性があります。
例えば、
- 毎月発生する請求書や通知書の発送
- 社内外への案内状の作成
- セミナーやイベントの招待状発送
- ダイレクトメールの封入・発送
- 定期的な書類の大量発送
といった業務です。
こうした定型業務を一つずつ棚卸しし、外部委託できる業務を切り出していくことで、総務スタッフの時間を徐々に確保できます。
まとめ｜印刷・発送業務を見直して総務の残業削減へ
総務部門の残業が減らない原因は、必ずしも大きな業務だけとは限りません。
印刷、書類確認、折り、封入・封緘、宛名処理、発送といった細かな作業が積み重なることで、スタッフの時間と集中力が奪われているケースがあります。
総務の業務効率化を進めるためには、まず現在の業務を可視化し、
「自社でしかできない業務」と「外部に任せられる定型業務」を切り分けること
が重要です。
特に印刷・封入・発送業務は、専門的な設備やノウハウを持つ外部サービスを活用することで、社内の作業負担を大きく軽減できる可能性があります。
プリントBPOセンターでは、印刷から封入・封緘、発送までをワンストップで対応し、企業のバックオフィス業務をサポートします。
「総務の残業を減らしたい」
「毎月の発送作業に多くの時間を取られている」
「印刷・封入・発送をまとめて外部委託したい」
このようなお悩みをお持ちの場合は、まず現在の発送業務にどれだけの時間と人手がかかっているのかを整理することから始めてみてください。
隠れた手作業を見直すことが、総務部門の残業削減と、より重要な業務へ集中できる環境づくりにつながります。