「印刷や封入・発送業務を外注したいが、毎月の業務量が安定しない」
「数百件程度の小ロットでも依頼できる業者を探している」
「繁忙期だけ大量発送を依頼したい」
このような課題を抱える企業は少なくありません。
印刷・封入・発送などの業務を外部へ委託するBPOサービスは、社内の業務負担を軽減し、社員を本来注力すべきコア業務へ集中させる有効な方法です。
しかし、委託先や料金体系の選び方を間違えると、必要以上の固定費が発生したり、業務量の変動に対応できなかったりする可能性があります。
特に、毎月の発送件数が一定ではない企業の場合、「大ロット向けの契約をしたものの、閑散期にも固定費が発生する」「小ロットから始めたかったが、最低ロット数が高く利用できない」といった問題が起こることもあります。
そこで重要になるのが、自社の業務量に合わせて、小ロットからスタートし、必要に応じて大ロットへ拡大できる柔軟なBPO体制です。
本記事では、印刷・封入・発送業務を外注する際に、無駄なコストを抑えながら業務効率化を実現するための、最適なプラン選びについて解説します。
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目次
なぜBPOの委託でコストが高くなるのか？
BPOを導入すれば必ずコスト削減できるとは限りません。
実際には、自社の業務量や委託範囲に合わない契約を選んでしまうことで、かえってコストが増えてしまうケースもあります。
代表的な原因として、次のようなものが挙げられます。
業務量に対して固定費が大きすぎる
大規模案件を前提としたサービスでは、初期費用や月額基本料金が設定されている場合があります。
しかし、実際の業務量が少ない月でも同じ固定費が発生すると、閑散期にはコスト効率が悪くなってしまいます。
特に、
- キャンペーン時だけDMを発送する
- 季節によって発送量が大きく変動する
- 新規事業のため、まずは小規模で試したい
- 定期発送とスポット発送が混在している
といった企業では、固定的な料金体系が負担になることがあります。
必要以上の業務まで外注している
業務を外部委託する際には、すべての作業を任せればよいとは限りません。
例えば、
- 印刷だけ外注する
- 封入・封緘だけ依頼する
- 発送業務まで一括で任せる
- 繁忙期だけ人手を補う
など、自社にとって最も効率的な委託範囲を見極める必要があります。
自社で対応できる業務まで一律に外注すると、必要以上のコストが発生する可能性があります。
まずは業務を棚卸しし、社内で行うべきコア業務と、外部へ任せるノンコア業務を整理することが重要です。
業務量の変動に対応できない
販促DMや会員向け案内、請求書、各種通知物などは、毎月同じ数量になるとは限りません。
繁忙期には数万件の発送が必要になる一方で、閑散期には数百件しか発生しないケースもあります。
このような変動に対応できない契約では、繁忙期にはキャパシティ不足が発生し、閑散期には不要なコストを支払うことになりかねません。
そのため、BPO業者を選ぶ際には、現在の業務量だけでなく、今後の増減にも対応できるかを確認することが重要です。
小ロットからスタートできるBPOサービスのメリット
外部委託を初めて利用する場合、最初からすべての業務を大規模に委託することには不安を感じる企業も多いでしょう。
そのような場合には、小ロットからテスト的にスタートする方法が有効です。
業務品質を確認してから委託範囲を広げられる
まずは一部の発送業務や小規模な案件から依頼することで、
- 作業品質
- 納期対応
- コミュニケーションのスムーズさ
- トラブル発生時の対応
- 費用対効果
などを確認できます。
実際の運用を経験した上で、問題がなければ徐々に委託範囲や発送数量を増やしていくことができます。
初期リスクを抑えられる
いきなり大規模な委託契約を結ぶ場合、初期費用や準備に時間がかかる可能性があります。
一方、小ロットからスタートできれば、自社の業務フローとの相性を確認しながら導入を進めることができます。
「まずは数百件のDM発送から試したい」
「繁忙期の一部業務だけ依頼したい」
といったニーズにも対応しやすくなります。
業務量の増加に合わせてスムーズに拡大できる
小ロットでスタートした後、事業の成長や会員数の増加、キャンペーン規模の拡大によって発送量が増えることもあります。
その際に、同じ委託先が小ロットから大ロットまで対応できれば、新しい業者を探したり、業務フローを一から作り直したりする必要がありません。
長期的な視点では、委託先を変更するための手間や移行コストを抑えられることも大きなメリットです。
大ロットの印刷・封入・発送にも対応できる体制が重要な理由
小ロット対応だけでは、将来的に大量発送が発生した際に対応できない可能性があります。
例えば、
- 大規模なキャンペーンDM
- 新商品発売に伴う販促物
- 会員・顧客への一斉案内
- 請求書や通知書の大量発送
- 繁忙期だけ発生するスポット案件
などでは、短期間で大量の印刷・封入・発送を行う必要があります。
そのため、委託先を選ぶ際には、小ロットだけでなく、将来的な業務拡大にも対応できる生産体制を持っているか確認することが大切です。
理想的なのは、少量のテスト運用からスタートし、業務量の増加に合わせてスムーズに対応規模を拡大できるパートナーです。
印刷・封入・発送代行業者を選ぶ際の5つのポイント
無駄なコストを抑えながらBPOを活用するためには、料金だけで委託先を決めないことが重要です。
ここでは、業者選びの際に確認したい5つのポイントを紹介します。
1. 小ロットから大ロットまで対応できるか
最初に確認したいのは、対応可能な数量です。
「最低何件から依頼できるのか」
「数万件規模の大量発送にも対応できるのか」
「繁忙期だけ数量を増やせるのか」
などを確認しましょう。
現在の業務量だけでなく、将来的な事業拡大も考慮することが重要です。
2. スポット案件や変動する業務量に対応できるか
定期的な発送だけでなく、
- キャンペーン時だけ依頼したい
- 年に数回だけ大量発送がある
- 急に発送数量が増えることがある
といった企業では、スポット対応の可否も重要です。
毎月固定の契約だけではなく、実際の業務量に応じて相談できる柔軟な体制があるか確認しましょう。
3. 印刷から発送まで一括で依頼できるか
印刷会社、封入作業会社、発送会社をそれぞれ別にすると、複数の業者との調整が必要になります。
その結果、
- 納期管理
- 部材の納品管理
- 作業指示
- 発送スケジュールの調整
など、発注担当者の負担が増える可能性があります。
印刷から封入・封緘、発送までを一括で依頼できる業者であれば、窓口を一本化できるため、社内の管理業務を削減しやすくなります。
4. 業務内容に合わせた柔軟な対応ができるか
企業によって発送物の仕様や業務フローは異なります。
例えば、
- 封入物が複数ある
- 宛先ごとに内容が異なる
- ノベルティを同封する
- 特殊な形状の印刷物を扱う
- 急な仕様変更が発生する
といった案件では、画一的なパッケージサービスだけでは対応が難しい場合があります。
自社の業務内容を理解し、必要に応じて作業工程を調整できる業者を選ぶことが重要です。
5. コストだけでなく、品質と管理体制も確認する
価格が安くても、誤封入や納期遅延が発生すれば、結果的に追加対応や再発送などのコストが発生します。
そのため、
- 作業マニュアル
- 検品体制
- 進捗管理
- 情報管理
- トラブル発生時の対応
なども確認しましょう。
BPOでは「単価の安さ」だけでなく、トータルコストで判断することが重要です。
小ロット・大ロットに柔軟に対応できるBPOのメリット
小ロットから大ロットまで対応できる委託先を選ぶことで、業務量の変化に合わせた運用が可能になります。
必要な時に必要な分だけ外注できる
毎月一定の固定費を支払うのではなく、業務の発生量に応じて委託範囲を調整できれば、不要なコストを抑えやすくなります。
例えば、
「通常月は数百件」
「繁忙期だけ数万件」
というケースでも、状況に応じた対応を検討できます。
社内リソースをコア業務へ集中できる
印刷物の準備や封入、発送といった業務には、多くの時間と人員が必要になることがあります。
これらのノンコア業務を外部へ委託することで、社内スタッフは、
- 営業活動
- マーケティング
- 商品企画
- 顧客対応
- 事業戦略
など、より付加価値の高い業務へ時間を活用しやすくなります。
事業の成長に合わせて委託規模を拡大できる
事業規模が大きくなるにつれて、発送業務や事務作業も増加します。
その都度、新しい委託先を探すのではなく、成長に合わせて対応規模を拡大できるBPOパートナーがいれば、業務の移行負担を抑えることができます。
プリントBPOセンターが提供する柔軟なBPOサービス
プリントBPOセンターでは、お客様の業務量や発送物の仕様に合わせ、印刷・封入・封緘・発送まで幅広く対応しています。
「いきなり大量発注するのは不安」
「まずは小ロットで試したい」
「繁忙期だけ大量発送を依頼したい」
「現在利用している業者では対応できない特殊な案件がある」
といった場合にも、業務内容や数量、納期に応じた運用をご相談いただけます。
単に決められた作業を代行するだけではなく、現在の業務フローや発送方法を整理しながら、必要な工程を切り分けることで、無駄の少ない委託方法を検討できます。
また、印刷から封入・封緘、発送までをまとめて依頼することで、複数業者との調整にかかる手間を削減し、窓口を一本化することも可能です。
まとめ｜小ロットから始めて、必要に応じて大ロットへ
BPOを活用して業務効率化とコスト削減を実現するためには、自社の現在の業務量だけではなく、将来的な変化にも対応できる委託体制を選ぶことが重要です。
最初から大規模な委託を行う必要はありません。
まずは、
小ロットでテストする
↓
作業品質や費用対効果を確認する
↓
業務フローを改善する
↓
必要に応じて委託範囲や数量を拡大する
という段階的な進め方を取ることで、導入リスクを抑えながらBPOを活用できます。
印刷・封入・発送業務は、数量や仕様、納期によって最適な運用方法が異なります。
だからこそ、単純な料金比較だけではなく、小ロットから大ロットまで対応できる柔軟性、品質管理、納期対応、ワンストップ対応力まで含めて委託先を選ぶことが大切です。
「現在の発送業務にどれくらいコストがかかっているのか分からない」
「小ロットから外注を試してみたい」
「繁忙期だけ外部のリソースを活用したい」
「印刷から発送までまとめて任せたい」
このような課題をお持ちの場合は、まず現在の業務内容や数量を整理し、自社にとって最も無駄の少ない委託方法を検討してみましょう。