毎月発生する請求書や明細書、ダイレクトメール、各種案内状などの印刷・封入封緘を、社内スタッフの手作業で行っていませんか？
印刷、宛名印字、折り加工、封入、封緘、発送といった作業は、一つひとつを見ると特別な技術を必要としないように思われます。しかし、発送件数が増えるほど担当者の作業時間は増加し、通常業務を圧迫する原因になります。
特に月末や繁忙期に発送業務が集中する企業では、
- 印刷や封入作業のために残業が増える
- 他部署から応援を集めなければならない
- 本来の業務に集中できない
- 封入漏れや宛名間違いが心配
- 個人情報を扱うため担当者の精神的負担が大きい
といった問題が発生しやすくなります。
本記事では、社内作業と印刷・封入封緘を外注した場合の違い、外注するメリット、業者選びのポイントについて詳しく解説します。
＼社内作業のままで大丈夫？手封入にかかる「本当のコスト」を算定／
目次
社内で印刷・封入封緘を行うと、なぜ業務負担が増えるのか？
印刷・封入封緘を社内で行う場合、単純に「印刷して封筒に入れる」だけではありません。
実際には、次のような複数の工程が発生します。
- 発送対象者のデータ抽出
- 印刷データの作成・確認
- 印刷
- 宛名印字
- 用紙の仕分け
- 折り加工
- 宛名と書類の照合
- 封入
- 封緘
- 検品
- 発送準備
- 郵便局・配送業者への引き渡し
発送件数が少ないうちは社内対応できても、数千通、数万通と増えていけば、それだけ多くの時間と人員が必要になります。
さらに、月末や繁忙期など特定の時期に発送が集中すると、通常業務との両立が難しくなり、残業や休日出勤につながるケースもあります。
つまり、社内で行う場合は「作業そのものにかかる時間」だけでなく、「担当者が本来の仕事をできない時間」まで考える必要があります。
社内作業と外注の違いとは？5つのポイントで比較
印刷・封入封緘を外注することで、具体的に何が変わるのでしょうか。
ここでは、社内作業と外注を5つの視点から比較します。
① 担当者の作業時間
社内作業では、印刷から封入、検品、発送まで担当者が対応する必要があります。
一方、外注すれば、専門業者へデータや必要な情報を入稿し、印刷・封入封緘・発送などの工程をまとめて任せることができます。
その結果、担当者が大量の発送作業に拘束される時間を削減できます。
特に毎月定期的に発送業務が発生する企業では、外注による業務時間削減効果を検討する価値があります。
② 人件費・残業時間
社内で大量の発送作業を行う場合、通常業務とは別に作業時間を確保しなければなりません。
発送件数が多い場合は、複数名のスタッフを作業に割り当てる必要があり、繁忙期には残業代などの追加コストが発生する可能性もあります。
外注では一定の費用が発生しますが、単純な外注費だけで判断するのではなく、
「社内スタッフが発送業務に費やしている総工数」
まで含めて比較することが重要です。
③ ヒューマンエラーのリスク
社内での封入作業では、担当者による確認が欠かせません。
例えば、
- 宛名と書類の組み合わせ間違い
- 書類の入れ忘れ
- 重複封入
- 封入物の取り違え
- 宛名ラベルの貼り間違い
などのミスが発生する可能性があります。
特に請求書や明細書、契約関連書類など、個人情報を含む発送物では、誤封入が企業の信用問題につながる可能性があります。
専門業者へ外注する場合は、機械による照合や検品など、人だけに頼らない品質管理体制が整っているかを確認することが重要です。
④ 設備・作業スペース
大量の印刷・封入封緘を社内で行うには、プリンターや印刷機、封入作業スペース、保管場所なども必要になります。
発送件数が増えるほど、印刷物や封筒、同封物などの保管スペースも必要になります。
外注すれば、こうした設備投資や作業スペースを社内で確保する必要がなくなり、社内リソースを本来必要な業務へ振り分けやすくなります。
⑤ 発送業務全体の管理負担
社内対応では、印刷・封入だけでなく、資材の準備や発送手配まで担当者が管理する必要があります。
印刷会社、封筒業者、発送会社など複数の業者を利用している場合は、それぞれとの納期調整も必要になります。
印刷から封入封緘、発送までを一括して依頼できるBPOサービスを利用すれば、窓口を一本化し、業務全体の管理負担を減らせることがメリットです。
印刷・封入封緘を外注する5つのメリット
社内作業と比較すると、外注にはさまざまなメリットがあります。
1. 社内スタッフの作業時間を削減できる
最も大きなメリットは、担当者が大量の印刷・封入・発送作業から解放されることです。
発送業務を外注することで、社員は営業、顧客対応、企画、管理などの本来の業務に時間を使いやすくなります。
単に「封入作業がなくなる」のではなく、社内の人的リソースをコア業務へ再配分できることがポイントです。
2. 繁忙期の負担を抑えられる
毎月の請求書発送や定期DMなどは、一定の時期に作業が集中することがあります。
外注することで、繁忙期に他部署から応援を集めたり、担当者が残業して対応したりする必要性を抑えられます。
3. 品質管理体制を活用できる
専門業者では、印刷や封入封緘を継続的に行っているため、専用設備や検品体制を整えているケースがあります。
例えば、カメラによる照合や重量検知など、案件に応じた検品方法を採用することで、封入ミスなどのリスク低減につなげられます。
4. 設備・スペースの負担を減らせる
大量発送に対応するための印刷設備や封入設備を自社で用意する必要がなくなります。
また、印刷物や封筒などを保管するスペースの削減にもつながります。
5. 印刷から発送までまとめて任せられる
外注先によっては、印刷だけでなく、
印刷 → データ印字 → 折り加工 → 封入封緘 → 発送
まで一括して対応できます。
複数の業者へ個別に依頼するよりも、窓口を一本化できるため、担当者の調整業務を減らしやすくなります。
外注するなら「安さ」だけで業者を選ばないことが重要
印刷・封入封緘の外注を検討するとき、「できるだけ安い業者に依頼したい」と考えるのは自然なことです。
しかし、見積もり金額だけで判断すると、後から思わぬ問題が発生する可能性があります。
例えば、
- 印刷だけで封入・発送は別会社
- データ加工が別料金
- 封筒や資材の手配が別料金
- 小ロットには対応していない
- 特殊な封入方法に対応できない
- 急な仕様変更に対応できない
- 個人情報の管理体制が十分でない
といったケースです。
そのため、外注先を比較するときは、単価だけではなく、**「どこまでの工程を任せられるのか」**を確認することが重要です。
印刷・封入封緘の外注先を選ぶ4つのチェックポイント
① 印刷から発送まで一括対応できるか
印刷、封入、発送を別々の会社へ依頼すると、担当者同士の調整が必要になります。
可能であれば、印刷から封入封緘、発送まで一括して依頼できる業者を選ぶと、業務管理をシンプルにできます。
② セキュリティ・個人情報管理は十分か
請求書や明細書、契約書類などを扱う場合は、セキュリティ対策を必ず確認しましょう。
確認したいポイントは、
- 個人情報の管理体制
- データの保管方法
- 作業エリアの管理
- 入退室管理
- 検品・照合体制
- プライバシーマークなどの認証取得状況
などです。
③ 自動化と手作業の両方に対応できるか
大量の定型封入には機械設備が適していますが、すべての案件が機械だけで処理できるとは限りません。
複数種類の書類を組み合わせるマッチング封入や特殊サイズ、小ロット案件などでは、手作業が必要になる場合があります。
そのため、自動化設備だけでなく、案件に応じて手作業にも対応できる体制があるかを確認することがポイントです。
④ 定期発送だけでなくスポット案件にも対応できるか
「毎月の定期発送だけ外注したい」という企業もあれば、
「繁忙期だけ外注したい」
「今回だけ大量発送したい」
という企業もあります。
自社の発送頻度や将来的な利用方法を考え、柔軟に相談できる業者を選ぶとよいでしょう。
プリントBPOセンターが選ばれる理由｜印刷・封入封緘をワンストップで対応
印刷・封入封緘の外注を検討している企業様に向けて、エビスBPOでは、発送業務に関わるさまざまな工程をまとめてご相談いただける体制を整えています。
プリントBPOセンターでは、
印刷 → データ印字 → 折り加工 → 封入封緘 → 発送
までの工程を一括して対応。
複数の業者へ個別に依頼するのではなく、発送業務全体をまとめてアウトソーシングしたい企業様に適したサービスです。
強み① 印刷から封入封緘・発送までワンストップ
印刷会社、封入会社、発送会社と複数の業者を手配する必要がなく、窓口を一本化できます。
担当者様の業務負担を減らしながら、発送業務全体を効率化しやすいことが大きなメリットです。
強み② 検品・照合による品質管理
大量の発送物を扱う場合には、機械による照合や検品などを活用し、封入間違いなどのリスク低減を図ります。
特に請求書や明細書など、個人情報を含む書類を扱う場合には、品質管理体制を重視した工程設計が重要です。
強み③ 自動化と手作業を組み合わせた柔軟な対応
大量案件だけでなく、小ロットや複雑な封入、特殊な仕様など、案件に応じて適切な工程を組み合わせて対応します。
「機械封入できないから外注できない」といったケースでも、手作業を含めた方法をご相談いただけます。
こんな企業様は印刷・封入封緘の外注がおすすめ
以下に当てはまる場合は、一度外注化を検討してみることをおすすめします。
- 毎月、大量の請求書や明細書を発送している
- DMを数千通・数万通単位で発送している
- 月末や繁忙期に残業が増えている
- 他部署から発送作業の応援を集めている
- 印刷・封入作業で担当者の時間が取られている
- 封入ミスや宛名間違いが心配
- 個人情報を扱う発送業務の管理負担が大きい
- 印刷会社と発送会社を別々に手配している
- 小ロットや複雑な封入にも対応してほしい
- 社員をコア業務に集中させたい
一つでも当てはまるのであれば、現在社内で行っている発送業務を一度洗い出してみる価値があります。
すべてを外注する必要はない？「一部外注」からのスタートも可能
「外注するとコストが高くなるのでは？」
という理由から、外注化をためらう企業もあります。
しかし、必ずしも発送業務のすべてを一度に外注する必要はありません。
例えば、
印刷＋封入封緘だけ外注する
あるいは、
印刷＋宛名印字＋封入封緘＋発送までまとめて外注する
など、自社の負担が大きい工程から段階的に外注する方法もあります。
重要なのは、現在社内でどれだけの時間・人員・設備を発送業務に使っているのかを把握したうえで、費用対効果を比較することです。
「どこまで外注すれば効果があるのか分からない」という場合でも、現在の作業内容を整理するところから相談してみるとよいでしょう。
まとめ｜印刷・封入封緘の外注で社内の負担を減らす
印刷・封入封緘を社内で行う場合、用紙代や封筒代といった目に見えるコストだけでなく、担当者の作業時間、残業、人員調整、設備、作業スペースなど、さまざまな負担が発生します。
外注を活用すれば、印刷・宛名印字・折り加工・封入封緘・発送といった工程を専門業者へ任せることができ、社内スタッフを本来のコア業務へ戻しやすくなります。
ただし、外注先を選ぶ際は価格だけを見るのではなく、
「どこまで一括対応できるか」
「セキュリティ・品質管理は十分か」
「自動化と手作業の両方に対応できるか」
「自社の発送量・仕様に柔軟に対応できるか」
という視点で比較することが重要です。
印刷・封入封緘の業務負担を減らしたい企業様は、ぜひ一度、現在の発送業務を見直してみてください。
「毎月の発送作業が大変」
「月末になると残業が増える」
「印刷から発送までまとめて外注したい」
「複雑な封入にも対応してほしい」
このようなお悩みがございましたら、プリントBPOセンターへお気軽にご相談ください。
現在の発送件数や仕様が完全に決まっていない場合でも、どの工程を外注すると社内の負担軽減につながるのか、現在の業務内容を確認しながらご相談いただけます。
印刷・封入封緘・発送業務の効率化を検討されている企業様からのご相談をお待ちしています。
