ダイレクトメールや請求書、明細書、各種案内状などの発送業務では、印刷するだけでなく、宛名印字、折り加工、封入封緘、発送までさまざまな工程が発生します。
これらをすべて社内で行っている企業では、発送時期になるたびに担当者の作業時間が増え、通常業務を圧迫してしまうケースも少なくありません。
特に、
- 印刷作業に時間がかかる
- 封入封緘に多くの人員が必要
- 月末になると残業が増える
- 複数の業者とのやり取りが煩雑
- 封入ミスや宛名間違いが心配
- 個人情報を扱うため品質管理に不安がある
といった課題を抱えている場合、発送業務のアウトソーシングが有効な選択肢となります。
中でも注目したいのが、印刷・封入封緘・発送をまとめて依頼できる「ワンストップBPO」です。
印刷会社、封入加工会社、発送会社などに個別発注するのではなく、一つの窓口にまとめることで、担当者の調整業務を減らし、発送業務全体を効率化しやすくなります。
本記事では、印刷・封入封緘・発送をまとめて外注するワンストップBPOのメリットや、外注先を選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。
＼個別手配の管理コストを削減！一括外注の費用対効果を無料比較／
目次
印刷・封入封緘・発送を外注するべき理由とは？
発送業務を社内で行う場合、目に見える印刷費や用紙代だけでなく、さまざまな「隠れコスト」が発生しています。
例えば、
- 印刷機やプリンターの使用コスト
- トナー・インクなどの消耗品
- 封筒や発送資材の購入費
- 資材を保管するためのスペース
- 印刷・折り・封入にかかる人件費
- 発送準備にかかる担当者の時間
- 郵便局や配送会社への持ち込み時間
などです。
さらに、発送件数が増えるほど作業時間も増加します。
毎月数千通、数万通の発送を社内で行っている場合、発送業務だけで複数名のスタッフが長時間拘束されることもあります。
その結果、本来担当すべき営業、顧客対応、企画、管理などのコア業務に十分な時間を割けなくなる可能性があります。
そのため、発送業務を外注するときは単純な「外注費」と「社内作業費」だけを比較するのではなく、担当者の作業時間や設備、管理負担まで含めたトータルコストで考えることが重要です。
ワンストップBPOとは？印刷から発送までまとめて外注する仕組み
ワンストップBPOとは、複数の工程を一つの業者へまとめて委託する仕組みです。
印刷・封入封緘・発送の場合、例えば次のような工程をまとめて依頼できます。
データ入稿
↓
印刷
↓
バリアブル印字・宛名印字
↓
折り加工
↓
封入封緘
↓
検品
↓
発送・郵便局への引き渡し
従来のように、
「印刷はA社」
「封入はB社」
「発送はC社」
と分けて発注する必要がなくなります。
窓口を一本化できるため、担当者が複数の業者と連絡を取りながら工程を管理する負担を軽減できます。
印刷・封入封緘・発送をワンストップで外注する5つのメリット
① 業者間の調整・連絡業務を減らせる
複数の業者へ個別に発注すると、
「印刷物はいつ完成するのか」
「封入作業はいつ始められるのか」
「発送は予定日に間に合うのか」
など、それぞれの進捗を確認する必要があります。
ワンストップBPOなら、基本的な窓口を一本化できるため、担当者が工程ごとに業者へ連絡する手間を減らせます。
発送業務そのものだけでなく、発送業務を管理するための時間も削減できることが大きなメリットです。
② 印刷から発送までの工程を一貫して管理できる
工程が複数の会社に分かれていると、印刷物や封入物の受け渡し、納期調整、資材管理などが必要になります。
一方、ワンストップで依頼できれば、印刷から封入封緘、発送までの工程を一つの流れとして管理しやすくなります。
特に大量発送や短納期案件では、工程間の調整をシンプルにできることが重要です。
③ 社内スタッフをコア業務へ戻せる
印刷・封入封緘・発送を社内で行っていると、担当者は本来の業務とは関係のない作業に時間を取られてしまいます。
例えば、月末の請求書発送のために数日間かけて封入作業を行っている場合、その時間は営業活動や顧客対応、企画業務などに使うことができません。
外注によって発送作業の工数を削減できれば、社員をより付加価値の高い業務へ振り分けやすくなります。
「発送作業をなくす」ことではなく、「社員が本来やるべき仕事に集中できる環境をつくる」ことが、BPO活用の大きな目的です。
④ 人的ミスのリスク低減につながる
大量の封入作業では、
- 書類の入れ忘れ
- 重複封入
- 宛名と書類の組み合わせ間違い
- 封入物の取り違え
- 封緘不良
などのミスが発生する可能性があります。
特に請求書や明細書、契約関連書類など、個人情報を含む発送物では、誤封入が企業の信用問題につながる可能性があります。
専門業者へ依頼する場合は、カメラ照合や重量検知、作業時のチェック体制など、人だけに頼らない品質管理の仕組みがあるかを確認することが重要です。
⑤ 社内の設備・保管スペースを有効活用できる
大量の発送業務を社内で行うには、印刷機器だけでなく、用紙や封筒、同封物などを保管するスペースも必要になります。
また、大量印刷や封入封緘に対応する設備を自社で整備する場合、設備投資やメンテナンスの負担も考慮しなければなりません。
外注することで、こうした設備や保管スペースへの負担を抑え、社内の限られたリソースを別の用途に活用しやすくなります。
「個別発注」と「ワンストップBPO」の違い
ワンストップBPOのメリットを理解するには、工程を分けて発注する場合との違いを比較すると分かりやすくなります。
| 項目 | 個別発注 | ワンストップBPO |
| 印刷 | 印刷会社へ依頼 | 一括依頼 |
| 封入封緘 | 別業者へ依頼する場合あり | 一括依頼 |
| 発送 | 別途手配が必要な場合あり | 一括依頼 |
| 業者との連絡 | 複数社との調整が必要 | 窓口を一本化 |
| 納期管理 | 社内で調整 | 一元管理しやすい |
| 資材管理 | 自社で必要になる場合あり | まとめて相談可能 |
| 品質管理 | 工程ごとに確認 | 一連の工程で管理しやすい |
| 社内工数 | 比較的大きい | 削減しやすい |
もちろん、案件によって最適な発注方法は異なります。
しかし、毎月大量の発送業務が発生している企業や、複数の業者との調整に時間を取られている企業にとっては、ワンストップBPOを検討するメリットは大きいでしょう。
ワンストップBPOなら「安さ」だけでなく総合的に比較する
外注先を選ぶとき、見積金額は重要な判断材料です。
しかし、一番安い業者を選べばよいとは限りません。
例えば、見積もりでは印刷費が安くても、
- 封入費が別料金
- データ加工費が別料金
- 資材費が別料金
- 発送費が別料金
- 小ロットでは割高になる
- 特殊な封入は対応不可
といった条件があれば、最終的な費用が変わる可能性があります。
そのため、業者を比較するときは、「1工程の単価」ではなく、印刷から発送まで含めた総額と対応範囲を確認することが大切です。
ワンストップBPOの業者選びで確認したい4つのポイント
① 印刷から発送まで対応できるか
最初に確認したいのが、どこまでの工程を一括して依頼できるかです。
「印刷だけ」
「封入だけ」
「発送だけ」
ではなく、
印刷 → 印字 → 折り → 封入封緘 → 発送
まで対応できる業者なら、社内の管理負担を減らしやすくなります。
② セキュリティ・個人情報管理は十分か
請求書や明細書などを外注する場合、個人情報を業者へ預けることになります。
そのため、
- 個人情報の管理体制
- データの保管・取り扱い
- 作業エリアの管理
- セキュリティ認証
- 作業員の管理
- 検品・照合体制
などを確認しましょう。
③ 大量案件と小ロットの両方に対応できるか
「大量案件だけ対応可能」という業者もあれば、小ロットや特殊仕様を得意とする業者もあります。
自社の発送量だけでなく、今後発生する可能性のある案件まで考えて、柔軟に相談できる業者を選ぶことがポイントです。
④ 複雑な封入にも対応できるか
例えば、
「Aさんには書類A＋チラシA」
「Bさんには書類B＋チラシB」
というように、宛先によって封入物が変わる案件もあります。
こうしたマッチング封入では、単純な機械封入とは異なる管理が必要です。
複数種類の書類やノベルティなどを組み合わせる可能性がある場合は、機械作業だけでなく手作業にも対応できる体制があるかを確認しておくと安心です。
プリントBPOセンターなら印刷・封入封緘・発送までワンストップ
プリントBPOセンターでは、印刷からデータ印字、折り加工、封入封緘、発送まで、発送業務に必要な工程を一括してご相談いただけます。
複数の業者へ個別に発注するのではなく、発送業務全体をまとめてアウトソーシングしたい企業様にご活用いただけるサービスです。
印刷から封入封緘・発送まで一括対応
印刷だけでなく、宛名印字やバリアブル印字、折り加工、封入封緘、発送までをまとめて相談できます。
業者間の調整や資材の受け渡しなど、社内担当者が行っていた管理業務の削減につなげられます。
自動化と手作業を組み合わせた柔軟な対応
大量の定型案件だけでなく、小ロットや複雑な封入など、案件の仕様に応じて適切な工程を組み合わせて対応します。
「機械だけでは難しい」
「同封物の種類が多い」
「一部だけ手作業が必要」
といった案件についても、仕様を確認しながら最適な方法をご相談いただけます。
品質・セキュリティを考慮した工程管理
個人情報を含む書類の発送では、印刷や封入作業そのものだけでなく、データの取り扱いや検品体制も重要です。
プリントBPOセンターでは、案件の内容に応じた品質管理・検品体制を整え、誤封入などのリスク低減に取り組んでいます。
こんな企業様にワンストップBPOがおすすめ
次のような課題を抱えている企業様は、印刷・封入封緘・発送の一括外注を検討してみてはいかがでしょうか。
- 毎月大量のDMや請求書を発送している
- 月末になると発送業務で残業が増える
- 発送作業に複数名の社員を割り当てている
- 印刷会社と発送会社を別々に手配している
- 複数の業者との調整に時間がかかっている
- 個人情報を扱うため品質管理が心配
- 封入ミスや宛名間違いを減らしたい
- 小ロットや複雑な封入にも対応してほしい
- 社員をコア業務へ集中させたい
- 発送業務にかかる総コストを見直したい
一つでも当てはまる場合、現在の発送業務を工程ごとに洗い出し、どこまで外注すると効果があるのかを検討することをおすすめします。
すべてを一度に外注しなくても大丈夫
「ワンストップBPOに切り替えたいけれど、いきなりすべてを外注するのは不安」という企業様もいるでしょう。
その場合は、負担の大きい工程から段階的に外注する方法もあります。
例えば、
印刷＋封入封緘
からスタートし、必要に応じて、
印刷＋宛名印字＋封入封緘＋発送
まで委託範囲を広げることも可能です。
重要なのは、自社の発送業務の中で、どの工程が最も時間や人員を消費しているのかを把握することです。
「何を外注すれば効果があるのか分からない」という段階でも、現在の作業内容を整理しながら外注範囲を検討するとよいでしょう。
まとめ｜印刷・封入封緘・発送をまとめて外注して業務を効率化
印刷・封入封緘・発送を社内で行う場合、作業そのものだけでなく、業者手配、資材管理、納期調整、検品、発送手配など、担当者にはさまざまな業務負担が発生します。
これらをワンストップBPOへまとめて外注することで、
「社内の作業時間を削減する」
「複数業者との調整を減らす」
「発送工程を一元管理する」
「品質管理体制を活用する」
「社員をコア業務へ集中させる」
といったメリットが期待できます。
ただし、外注先を選ぶ際には価格だけで判断せず、印刷から発送までの対応範囲、セキュリティ、品質管理、小ロット・特殊仕様への対応力などを総合的に確認することが重要です。
「印刷から発送までまとめて外注したい」
「毎月の発送業務を効率化したい」
「複数の業者との調整をなくしたい」
「社員を本来の業務に集中させたい」
このようなお悩みがございましたら、プリントBPOセンターへお気軽にご相談ください。
発送件数や仕様がまだ完全に決まっていない場合でも、現在の業務内容を確認しながら、どの工程を外注すると業務負担の軽減につながるのかをご相談いただけます。
印刷・封入封緘・発送業務の効率化を検討されている企業様からのご相談をお待ちしています。
